Апостиль на документи

Апостиль ставлять на різні типи документів, і в кожного типу свій компетентний орган, свій список вимог і своя типова причина відмови. Довідку про несудимість приймає одне відомство, диплом: інше, нотаріально засвідчену довіреність: третє. Тому замість однієї загальної інструкції на все, тут зібрано навігацію по конкретних послугах: оберіть свій документ і перейдіть на сторінку, де розписано саме його оформлення.

Якщо ви ще не розібрались, що таке апостиль в принципі і чим він відрізняється від консульської легалізації, почніть з базового пояснення на сторінці що таке апостиль і навіщо він потрібен. Якщо ж документ уже на руках і питання лише “куди саме нести”, нижче каталог за типами документів.

На які документи ми ставимо апостиль

Апостиль це штамп компетентного органу, який підтверджує автентичність офіційного документа для країн-учасниць Гаазької конвенції 1961 року. На практиці найчастіше апостилюють такі групи документів:

• Довідка про несудимість: перед виїздом на роботу, навчання чи оформлення дозволу на проживання. Детальніше: апостиль на довідку про несудимість.
• Свідоцтва РАЦС: про народження, шлюб, розірвання шлюбу. Детальніше: апостиль на свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу.
• Диплом і документи про освіту: для продовження навчання чи підтвердження кваліфікації за кордоном. Детальніше: апостиль на диплом та документи про освіту.
• Нотаріальні документи: довіреності, копії, згода на виїзд дитини. Детальніше: апостиль на довіреність, нотаріальну копію та згоду на виїзд дитини.
• Медичні документи: довідки від лікаря, виписки, з урахуванням обмежень щодо цієї категорії. Детальніше: апостиль на медичні документи та довідки від лікаря.

Кожен із цих документів є офіційним документом у розумінні Гаазької конвенції, але шлях до апостиля для кожного свій: одні йдуть напряму до компетентного органу, інші спершу потребують нотаріального посвідчення чи повторної видачі.

Як обрати потрібну послугу

Якщо не впевнені, яка сторінка відповідає вашому випадку, орієнтуйтесь на джерело документа:

Документ виданий державним органом України напряму (довідка з реєстру, свідоцтво РАЦС, диплом державного зразка): апостиль ставить профільне міністерство чи відомство, яке видало сам документ або відповідає за цю категорію. Компетентний орган для довідки про несудимість не той самий, що для диплома, і сторінка кожної послуги вказує, куди саме звертатись.

Документ підготовлений чи засвідчений нотаріусом (довіреність, копія, згода на виїзд дитини): тут спершу перевіряють коректність самого нотаріального посвідчення, і лише потім апостиль підтверджує підпис нотаріуса. Це окрема логіка, розписана на сторінці про нотаріальні документи.

Ви вже за кордоном і не можете особисто подати документи в Україні: існує сценарій через довіреність без візиту в Україну на представника, детальніше: апостиль без візиту, коли ви за кордоном.

Документ потрібен не в оригіналі, а разом із перекладом для іноземного органу: тоді до апостиля додається питання, на що саме його ставити: на оригінал чи на переклад, і чи потрібен присяжний перекладач. Це розібрано на сторінці присяжний і нотаріальний переклад для апостиля.

Якщо загальні терміни й вартість оформлення важливіші за тип документа, є окрема сторінка терміни та вартість апостиля, а вимоги до самих документів (оригінал чи копія, типові причини відмови) зведені на сторінці які документи приймають на апостиль і вимоги до них.

Апостиль для виїзду за кордон

Вимоги до апостильованих документів залежать не лише від типу документа, а й від країни призначення: одна й та сама довідка може потребувати додаткового перекладу для однієї країни і не потребувати його для іншої. Для кількох напрямків, куди звертаються найчастіше, є окремі країнові гайди:

• Апостиль для Польщі: документи і присяжний переклад
• Апостиль для Німеччини: визнання українських документів
• Апостиль для Італії та Іспанії
• Апостиль для Чехії: документи і переклад
• Апостиль для США та Канади

Ці сторінки не замінюють загальну інструкцію з проставлення апостиля, вони доповнюють її вимогами конкретної країни призначення: який переклад приймають місцеві органи, чи потрібен присяжний перекладач і в якому порядку робити апостиль і переклад.

Якщо після вибору послуги залишаються загальні питання про термін дії апостиля чи що робити при втраті документа, це зведено на сторінці часті питання про апостиль.

Органи, уповноважені проставляти апостиль

Апостиль в Україні проставляють лише ті органи, яким такі повноваження надані постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля». Кожен орган працює зі своїм типом документів, тому перед подачею варто перевірити, куди саме звертатися.

Повноваження розподілені за видами документів: освітні документи засвідчують у Міністерстві освіти і науки, документи Міністерства юстиції та видані ним установи, документи судових органів у Міністерстві юстиції, документи інших міністерств і відомств у відповідних міністерствах. Україна приєдналася до Гаазької конвенції 1961 року 2 квітня 2003 року, і Конвенція набула чинності для України 22 грудня 2003 року. При цьому Україна зробила декларацію (d) до Конвенції, яку варто враховувати щодо документів, виданих адміністративними органами.

Оскарження відмови у наданні послуги

Якщо орган відмовив у проставленні апостиля, таку відмову можна оскаржити. Спочатку варто вимагати письмову відмову з чітким обґрунтуванням: без неї складно довести неправомірність рішення. Типові підстави для оскарження: документ не належить до компетенції органу, є технічні дефекти, які можна усунути, або орган вимагає документи, не передбачені законодавством.

Далі діють два шляхи. Перший: адміністративне оскарження, тобто скарга до вищого органу або керівника органу, який відмовив. Другий: адміністративний позов до суду за правилами Кодексу адміністративного судочинства України. У позові можна просити визнати відмову протиправною та зобов’язати орган проставити апостиль. Якщо відмова пов’язана з оплатою, зверніть увагу: громадяни за кордоном можуть оплатити апостиль в іноземній валюті у банках-кореспондентах на рахунок Держказначейства, і посилання на неможливість оплати не є підставою для відмови.

Апостиль на судові рішення та нотаріальні документи

Судові рішення та нотаріальні документи мають окремий порядок апостиляції. Апостиль на документи судових органів проставляє Міністерство юстиції України, оскільки саме воно відповідає за цю категорію документів згідно з постановою КМУ від 18.01.2003 № 61. Це стосується рішень, ухвал, вироків та інших документів судів.

Нотаріальні документи (довіреності, заяви, свідоцтва, засвідчені копії) апостилюються також через Міністерство юстиції, бо нотаріуси належать до системи цього міністерства. Апостиль ставиться на оригінал документа або на нотаріально засвідчену копію, залежно від вимог країни призначення.

Важливо враховувати декларацію (d), яку Україна зробила до Гаазької конвенції 1961 року: вона стосується документів, виданих адміністративними органами, і може впливати на порядок їх визнання. Якщо документ виданий судом або нотаріусом, апостиль підтверджує лише справжність підпису, посади та печатки, а не зміст документа.

Процедура подачі документів

Процедура подачі документів на апостиль складається з кількох кроків. Спочатку визначте орган, уповноважений на проставлення апостиля для вашого типу документів згідно з постановою КМУ від 18.01.2003 № 61: освітні документи подаються до Міністерства освіти і науки, судові та нотаріальні до Міністерства юстиції, інші до профільних міністерств.

Далі підготуйте пакет документів. Для окремих послуг потрібен стандартний набір: запит на отримання витягу, документ, що посвідчує особу, та документ про реєстрацію в ДРФО платників податків. Перевірте, чи потрібна попередня оплата збору. Якщо ви перебуваєте за кордоном, оплатити апостиль можна в іноземній валюті у банках-кореспондентах на рахунок Держказначейства.

Подайте документи особисто, через представника за довіреністю або поштою, залежно від правил конкретного органу, і збережіть підтвердження подачі для подальшого отримання документа.

Виправлення помилки в апостилі

Помилка в апостилі (неправильне написання імені, дати, номера документа або реквізитів органу) робить документ непридатним для використання за кордоном, тому її потрібно виправити до подачі документів у країні призначення. Апостиль підтверджує справжність підпису, посади та печатки, і будь-яка розбіжність із даними документа викликає сумніви у країні призначення.

Для виправлення зверніться до органу, який проставив апостиль, з письмовою заявою, в якій вкажіть суть помилки та додайте документ, що підтверджує правильні дані. Орган, уповноважений згідно з постановою КМУ від 18.01.2003 № 61, перевіряє свої облікові записи та за потреби проставляє новий апостиль замість помилкового.

Якщо помилка допущена в самому документі, а не в апостилі, спочатку виправляється документ у органі, який його видав, і лише потім ставиться апостиль. Якщо орган відмовляється виправляти помилку, відмову можна оскаржити в адміністративному або судовому порядку.

Схожі сторінки

• Apostyl chy legalizatsiia