Апостиль на довіреність, нотаріальну копію та

Клієнт приходить з питанням: посвідчив довіреність на представника у нотаріуса, а закордонний партнер каже, що документ не приймають. Причина майже завжди одна: на нотаріально посвідчений документ не поставили апостиль. Нотаріус підтверджує, що підпис і печатка справжні всередині України. Апостиль підтверджує це саме для іноземного органу. Без нього закордонний документ, зокрема довіреність, згода на виїзд дитини чи статутні документи компанії, для іноземної інстанції юридично не існує.

Ця сторінка розбирає три групи нотаріальних документів окремо, тому що вимоги до кожної відрізняються: довіреність, згода на виїзд дитини за кордон, нотаріальна копія і статутні документи.

Апостиль на довіреність: що потрібно врахувати

Довіреність на представника є одним з найчастіших документів, на які ставлять апостиль. Йдеться про довіреність на ведення справ, розпорядження майном, представництво в суді чи держустанові за кордоном.

Основне:

• Довіреність має бути нотаріально посвідченою, а не просто підписаною від руки. Апостиль ставлять саме на посвідчений документ: на підпис і печатку нотаріуса.
• Текст довіреності складають з урахуванням того, для якої країни вона призначена. Формулювання повноважень, які приймуть в одній країні, можуть викликати питання в іншій, тому нотаріуса краще попередити про країну призначення заздалегідь.
• Якщо довіреність складають двома мовами (українською і мовою країни призначення) або одразу перекладають, порядок дій зазвичай такий: спочатку нотаріальне посвідчення і апостиль на український оригінал, потім переклад.
• Довіреність на представника часто потрібна і в зворотній ситуації: коли людина сама перебуває за кордоном і оформлює документи в Україні через представника. Цей сценарій розібраний окремо на сторінці про апостиль без візиту в Україну, коли ви за кордоном.

Типова помилка: довіреність складають без урахування вимог країни призначення, а потім апостиль доводиться ставити повторно на новий, переоформлений документ.

На практиці найчастіше зустрічаються такі види довіреностей з апостилем:

• генеральна довіреність на ведення справ і представництво в державних органах;
• довіреність на розпорядження нерухомим або рухомим майном;
• довіреність на представництво в суді, зокрема для справ, що розглядаються за кордоном;
• довіреність на отримання документів, спадщини чи виплат від імені довірителя.

Для кожного з цих випадків нотаріус формулює повноваження по-різному, і саме текст повноважень, а не сам факт наявності апостиля, найчастіше стає причиною, чому приймаюча сторона просить документ переробити. Апостиль підтверджує лише автентичність підпису й печатки нотаріуса: він не перевіряє і не гарантує, що обсяг повноважень у тексті відповідає вимогам конкретної установи за кордоном. Тому формулювання краще узгоджувати ще на етапі складання документа, а не після відмови.

Апостиль на згоду на виїзд дитини за кордон

Згода одного з батьків на виїзд дитини за кордон є окремим випадком, де формальні вимоги жорсткіші, ніж для звичайної довіреності. Це офіційний документ, який пред’являють на кордоні, у консульстві або приймаючій стороні, і саме тому до нього застосовують найсуворіший контроль з боку компетентного органу.

Що потрібно знати:

• Згоду посвідчує нотаріус, і в ній зазначають конкретні країну чи країни виїзду, період дії та мету поїздки. Розмиті або надто загальні формулювання є однією з причин, чому апостиль на такий документ доводиться перероблювати.
• Апостиль на згоду ставить те саме відомство, що й на інші нотаріальні документи: Міністерство юстиції України через уповноважені органи.
• Термін дії згоди визначає сам документ, а не апостиль: апостиль підтверджує автентичність підпису й печатки нотаріуса на дату проставлення, він не продовжує і не обмежує строк дії самої згоди.
• Якщо приймаюча країна вимагає переклад згоди на свою мову, апостиль зазвичай ставлять на оригінал до перекладу, так само, як і з довіреністю.

Практика показує: якщо плани поїздки можуть змінитися (інша країна, інший супроводжуючий), краще одразу обговорити це з нотаріусом, щоб не переоформлювати документ і не проходити апостиль повторно.

Ще один момент, який часто випадає з поля зору: згода на виїзд дитини потрібна не лише для одноразової поїздки, а й у ситуаціях, коли дитина виїжджає з одним із батьків на постійне або тривале проживання. У такому разі формулювання документа й перелік супровідних документів, які просить приймаюча сторона, можуть суттєво відрізнятися від разової туристичної поїздки. Компетентний орган, який ставить апостиль, у це не втручається: він працює з готовим нотаріально посвідченим документом і не оцінює обставини поїздки. Відповідальність за коректність формулювань, тексту й переліку країн лежить на батьках і нотаріусі, який складає документ.

Якщо поїздка планується одразу до кількох країн або передбачає подальший переїзд, у згоді краще заздалегідь передбачити всі можливі напрямки: це позбавляє потреби повторно звертатися до нотаріуса й повторно проходити апостиль щоразу, коли маршрут змінюється.

Апостиль на нотаріальну копію і статутні документи

Третя група: нотаріально засвідчені копії документів і статутні документи компаній: статут, виписки з реєстру, протоколи, довіреності від імені юридичної особи.

Особливості цієї групи:

• Апостиль ставлять не на сам оригінал статутного документа, а на нотаріально засвідчену копію або на документ, вже посвідчений нотаріусом. Це стосується статуту, змін до нього, протоколів загальних зборів, довіреностей від компанії.
• Для документів компанії важливо, щоб копія була саме актуальною редакцією: з останніми змінами, зареєстрованими у відповідному державному реєстрі. Апостиль на застарілу редакцію статуту приймаюча сторона за кордоном найчастіше відхиляє.
• Проставленням апостиля на нотаріальні документи, зокрема копії та статутні документи, займається Міністерство юстиції України через уповноважені територіальні органи. Це той самий компетентний орган, що і для фізичних осіб, окремого “корпоративного” апостиля не існує.
• Якщо статутні документи потрібні одночасно з перекладом для іноземного банку, партнера чи реєстратора, порядок дій той самий: апостиль на нотаріально засвідчений документ, потім переклад.

Окрема категорія в цій групі: нотаріальні копії особистих документів, які не мають окремого електронного дубліката: старі трудові книжки, довідки, які видавали одноразово, архівні виписки. Для них нотаріальна копія і апостиль на неї часто залишаються єдиним способом підтвердити зміст документа за кордоном без необхідності відновлювати чи повторно отримувати оригінал. У такому випадку апостиль ставлять саме на засвідчувальний напис нотаріуса на копії, а не на сам документ, з якого копію знято.

Для компаній, які подають документи одразу до кількох іноземних юрисдикцій, наприклад для відкриття рахунку в одній країні й реєстрації представництва в іншій, краще заздалегідь з’ясувати, які саме вимоги висуває кожна приймаюча сторона до нотаріальної копії, бо стандарти оформлення можуть відрізнятися навіть у межах однієї країни-учасниці конвенції.

Що об’єднує всі три групи документів

Незалежно від типу, довіреність, згода на виїзд дитини чи статутний документ, правило одне: апостиль можливий тільки на документ, який вже пройшов нотаріальне посвідчення. Апостиль не замінює нотаріальне посвідчення і не виправляє помилки в тексті документа. Якщо в довіреності чи згоді неправильно вказано ім’я, дату або країну, спочатку виправляють документ у нотаріуса, і лише потім ставлять апостиль.

Другий спільний момент: формулювання документа краще одразу узгоджувати з тим, для якої країни і якої мети він призначений. Це стосується як приватних довіреностей і згод, так і корпоративних документів.

Якщо документ, який потрібно оформити, не належить до жодної з трьох груп вище, перевірте загальні вимоги до документів для апостиля та найпоширеніші причини відмови на сторінці про вимоги до документів для апостиля. Там же розібрано, чому апостиль на неякісну чи неповну копію відхиляють ще на етапі прийому документів.

Загальну інформацію про терміни оформлення й вартість адміністративного збору для будь-якого з цих документів дивіться на сторінці про терміни та вартість апостиля: процедура і збір однакові незалежно від того, довіреність це, згода на виїзд дитини чи статутний документ компанії.

Медична страховка для дитини

Відповідь: апостиль на медичну страховку для дитини проставляється лише тоді, коли страховий поліс виданий нотаріусом або є офіційним документом, який підпадає під дію Гаагської конвенції 1961 року.

Звичайний страховий поліс, який видає страхова компанія, не є документом, що засвідчується апостилем: він має комерційний характер і приймається за кордоном у тому вигляді, в якому його оформив страховик. Якщо ж іноземна сторона вимагає підтвердження страхових зобов’язань у формі нотаріального документа, спочатку нотаріус засвідчує копію або підпис, а потім на такий документ проставляється апостиль. Україна приєдналася до Гаагської конвенції 2 квітня 2003 року, і Конвенція набула чинності для України 22 грудня 2003 року, тому документи з апостилем визнаються в усіх державах-учасницях. Важливо заздалегідь уточнити у приймаючій стороні, чи потрібне взагалі нотаріальне засвідчення страховки, чи достатньо оригіналу полісу від страхової компанії.

Обов’язкові дані в довіреності

Відповідь: у довіреності, яка готується для апостиля, обов’язково мають бути зазначені повні дані довірителя та повіреного, обсяг повноважень і строк дії.

Нотаріус вносить до тексту довіреності прізвище, ім’я та по батькові кожної сторони, дати народження, відомості про паспорт або інший документ, що посвідчує особу, та реєстраційний номер облікової картки платника податків. Для дитини, якщо довіреність стосується її інтересів, зазначаються дані свідоцтва про народження. Окремо описуються конкретні повноваження: розпорядження майном, представництво в установах, підписання документів тощо, адже за кордоном вимагають, щоб зміст був зрозумілим без додаткових тлумачень. Якщо документ складається українською мовою, приймаюча країна може вимагати офіційний переклад, який виконується вже після проставлення апостиля. Порядок проставлення апостиля визначено Постановою КМУ від 18.01.2003 № 61, якою затверджено повноваження органів на його проставлення.

Схожі сторінки

• Apostyl dovirenist
• Apostyl svidotstva rats