Апостиль для США та Канади

Перше запитання клієнта, який готує документи для США чи Канади, звучить однаково: «а апостиль там взагалі приймають?». Відповідь не універсальна для обох країн, і саме тут найчастіше виникає плутанина, тому що статус країни-учасниці конвенції це не формальність, а перша розвилка, від якої залежить увесь подальший порядок дій.

Чи входять США і Канада до Гаазької конвенції 1961

США є державою-учасницею конвенції з багаторічною історією, і документи з апостилем там приймають органи всіх рівнів: федеральні, штатні, місцеві. Це означає, що для документа, який їде до США, окремої консульської легалізації не потрібно: достатньо апостиля, проставленого компетентним органом в Україні.

Канада приєдналася до Гаазької конвенції 1961 пізніше за США, і для неї конвенція набула чинності лише в останні роки. До цього документи з України для Канади потребували консульської легалізації, а не апостиля. Цю історичну деталь варто знати саме тому, що частина інформації в інтернеті й досі описує старий порядок і радить легалізацію там, де вже достатньо апостиля.

Перш ніж готувати документи, перевірте актуальний статус держави-учасниці конвенції за офіційним переліком HCCH: це той рідкісний випадок, коли краще один раз перевірити першоджерело, ніж орієнтуватися на дату в чужій статті. Якщо статус країни призначення взагалі незрозумілий або документ їде до третьої країни поза межами конвенції, спочатку розберіться, чим апостиль відрізняється від консульської легалізації, а вже потім готуйте конкретний пакет документів.

Актуальні терміни й вартість оформлення апостиля в Україні від країни призначення не залежать: процедура в компетентному органі однакова незалежно від того, їде документ до США, Канади чи будь-якої іншої держави-учасниці. З цими цифрами варто ознайомитись заздалегідь, щоб планувати подачу документів із запасом часу.

Практична складність саме з парою США-Канада в тому, що клієнти нерідко готують один пакет документів «про всяк випадок», плануючи подати його то в одну, то в іншу країну залежно від того, де швидше відкриють візу чи ухвалять рішення щодо навчання. Це небезпечний підхід: якщо на момент оформлення апостиля Канада ще не була державою-учасницею конвенції для конкретної категорії документів або статус приєднання не поширювався на потрібний вид офіційного документа, апостиль, проставлений «про всяк випадок», може виявитися марним для однієї з двох країн. Тому перевірка статусу країни призначення це не формальність для звіту, а крок, який визначає, чи документ взагалі виконає свою функцію.

Які документи потребують апостиля для США

Для США апостиль зазвичай потрібен на ті самі категорії документів, що і для інших країн-учасниць конвенції: свідоцтва про народження, шлюб і розірвання шлюбу, довідки про несудимість, документи про освіту, нотаріальні довіреності. Конкретний перелік і вимоги до кожного офіційного документа залежать від того, куди саме він подається: в імміграційну службу, університет, суд штату чи роботодавця, і кожна з цих інституцій має власні вимоги до форми та супровідного перекладу.

Загальне правило: спочатку документ проходить апостиль в Україні, а вже потім переклад англійською, якщо приймаюча сторона в США не вказала інший порядок. Деякі американські установи вимагають, щоб переклад був виконаний і засвідчений вже на території США за їхніми внутрішніми правилами, тож це варто уточнювати заздалегідь у самого адресата документа, а не орієнтуватися на загальну практику.

Ще один момент, який часто випадає з уваги: приймаюча американська сторона іноді вказує, що переклад має виконати перекладач, акредитований конкретною асоціацією або судом штату, і український нотаріально засвідчений переклад у такому випадку не підходить. З’ясувати це варто до того, як документ поїде на апостиль, а не після, тому що повторне оформлення апостиля через невдалий переклад означає ще один візит до компетентного органу і ще одне очікування.

Окрема категорія: документи про освіту для вступу до американських навчальних закладів. Тут апостиль на диплом чи атестат лише перший крок: сам заклад, а не українське відомство, вирішує, чи потрібна ще й оцінка еквівалентності диплома через профільну американську організацію. Ця оцінка не замінює апостиль і не скасовує його: вона йде окремим паралельним процесом уже на території США, і плутати ці два кроки одне з одним не варто, бо апостиль підтверджує автентичність документа, а оцінка еквівалентності його освітню цінність за американськими критеріями.

Для довідок про несудимість, які найчастіше потрібні для робочої візи чи довгострокового перебування, важливий ще й термін дії самого документа: американська сторона зазвичай встановлює власний ліміт «свіжості» довідки, і цей ліміт не збігається з жодним українським нормативом. Тому дату отримання довідки варто підганяти під дату подання пакета документів, а не під дату проставлення апостиля.

Переклад документів для канадських органів

Канада не має єдиної загальнонаціональної вимоги до перекладу: кожна провінція і кожен орган (імміграційна служба, навчальний заклад, нотаріальна контора) можуть висувати власні критерії до перекладача. У більшості випадків канадська сторона приймає переклад, виконаний присяжним перекладачем або засвідчений у порядку, визнаному в провінції призначення, тож перед перекладом варто зʼясувати саме цей момент, інакше переклад доведеться робити повторно вже за кордоном.

Порядок дій, який рідше викликає повернення документів: спочатку апостиль на оригінал в Україні, потім переклад із зазначенням, що апостильований документ перекладено повністю разом з текстом апостиля. Пропуск перекладу самого апостиля одна з поширених причин, чому приймаюча сторона просить донести документи.

Для канадської імміграційної служби і провінційних навчальних закладів типова вимога: переклад, супроводжений заявою перекладача про повноту і точність перекладу, іноді з окремим нотаріальним засвідченням цієї заяви. Це трохи інша конструкція, ніж звичний в Україні нотаріально засвідчений переклад, і саме тому перекладач, який регулярно працює з канадськими справами, наперед знає, яку форму супровідної заяви очікує конкретна установа.

Ще одна відмінність від документів для США: канадські органи частіше за американські просять надавати завірену копію оригіналу разом з перекладом, а не сам оригінал з апостилем. У такому випадку копію завіряють після проставлення апостиля, а не до нього, інакше апостиль на копії підтверджуватиме автентичність підпису нотаріуса на копії, а не автентичність самого документа, і приймаюча сторона може розцінити це як невідповідність вимозі.

Якщо документ одночасно потребує і присяжного перекладу, і апостиля, має сенс розібратися заздалегідь, чим присяжний переклад відрізняється від нотаріального і який саме варіант підходить під вимоги конкретного канадського органу. Це заощаджує час: переробляти переклад після того, як апостиль уже проставлено на оригінал, доводиться рідко, але коли доводиться, це завжди повторний похід до компетентного органу.

Резюме простим правилом: перевірка участі країни призначення в конвенції перший крок, вибір і порядок перекладу другий, а самé проставлення апостиля в Україні відбувається за однаковою процедурою з фіксованими термінами і вартістю незалежно від того, США це чи Канада.

Апостиль на документи про освіту

Так, документи про освіту (дипломи, атестати, академічні довідки) для використання у США та Канаді потребують апостиля.

Оскільки Конвенція набула чинності для України 22 грудня 2003 року (джерело: HCCH), документи, видані після цієї дати, легалізуються шляхом проставлення апостиля. Повноваження на проставлення апостиля на освітніх документах розподілені між уповноваженими органами згідно з Постановою КМУ від 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля». Зазвичай апостиль на документах про освіту проставляє Міністерство освіти і науки України. Перед поданням перевірте, чи документ видано на бланку встановленого зразка та чи є на ньому підпис і печатка, адже апостиль підтверджує саме справжність підписа й печатки.

Апостиль на довідки про несудимість

Для США та Канади довідка про несудимість має бути апостильована, якщо країна призначення вимагає такого підтвердження.

Довідку (витяг з ІАС про відомості щодо притягнення до кримінальної відповідальності) отримують на підставі запиту, документа, що посвідчує особу, та документа про реєстрацію в ДРФО платників податків (джерело: Дія.Гайд). Після отримання довідки апостиль проставляється уповноваженим органом згідно з Постановою КМУ № 61 від 18.01.2003. Громадяни, які перебувають за кордоном, можуть сплатити збір за апостиляцію в іноземній валюті у банках-кореспондентах на рахунок Держказначейства (джерело: court.gov.ua). Плануйте процес заздалегідь, оскільки спершу видається довідка, а лише потім ставиться апостиль.

Відмова від консульської легалізації

Для США та Канади консульська легалізація українських документів не потрібна: достатньо апостиля.

Це випливає з участі обох країн у Гаазькій конвенції 1961 року. Україна приєдналася до Конвенції 2 квітня 2003 року, а 22 грудня 2003 року вона набула для України чинності (джерело: HCCH). При цьому Україна зробила декларацію (d) до Конвенції, яку слід враховувати при підготовці документів (джерело: HCCH). Це означає, що замість багатоступеневої процедури через МЗС і консульство країни призначення достатньо проставити апостиль в уповноваженому органі, визначеному Постановою КМУ від 18.01.2003 № 61. Це суттєво спрощує та здешевлює процес.

Апостиль на документи ЗАГС

Так, документи органів ЗАГС (свідоцтва про народження, шлюб, смерть, зміну імені) для США та Канади апостилюються.

Апостиль на таких документах проставляє уповноважений орган, визначений Постановою КМУ від 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля». Важливо, що апостиль на оригіналах свідоцтв ставиться за наявності на них підписа та печатки. Ламіновані або пошкоджені документи можуть бути не прийняті, тоді потрібно отримати повторне свідоцтво. Якщо документ старого зразка або виданий за кордоном консульською установою, процедура може відрізнятися. Оскільки Конвенція діє для України з 22 грудня 2003 року (джерело: HCCH), документи, видані раніше, апостилюються за загальними правилами за наявності оригіналу.

Апостиль на нотаріально засвідчених копіях

Так, апостиль можна проставити на нотаріально засвідченій копії документа, і саме цей шлях часто обирають для США та Канади.

Процедура складається з двох кроків: спочатку нотаріус засвідчує копію оригіналу, потім апостиль проставляється на нотаріальному засвідченні, тобто підтверджується підпис нотаріуса та його печатка. Уповноважені органи визначені Постановою КМУ від 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля». Цей варіант зручний, коли оригінал (наприклад, свідоцтво ЗАГС) не бажано відправляти або ламінувати. Перед замовленням уточніть у приймаючій стороні США чи Канади, чи приймає вона нотаріально засвідчену копію з апостилем, адже деякі установи вимагають саме оригінал.

Переклад документів з нотаріальним засвідченням

Документи з апостилем для США та Канади зазвичай потребують перекладу засвідченого нотаріусом.

Стандартна послідовність: спочатку на оригінал або нотаріальну копію проставляється апостиль уповноваженим органом за Постановою КМУ від 18.01.2003 № 61, потім виконують переклад, а нотаріус засвідчує підпис перекладача. Апостиль, як правило, також перекладається та входить до засвідченого комплекту. Кінцева вимога щодо оформлення перекладу залежить від установи країни призначення, тому заздалегідь уточніть, чи потрібен окремий апостиль на перекладі чи достатньо нотаріального засвідчення підписа перекладача. Громадяни за кордоном можуть сплатити збір за апостиляцію в іноземній валюті у банках-кореспондентах на рахунок Держказначейства (джерело: court.gov.ua).

Схожі сторінки

• Apostyl dlia velykoi brytanii
• Apostyl dlia avstrii