Апостиль для Німеччини

Німецький орган, який отримав український документ без апостиля, найчастіше просто повертає справу на доопрацювання, і людина втрачає тижні, а іноді запис до відомства доводиться чекати знову. Тому апостиль і переклад краще готувати заздалегідь, а не тоді, коли Standesamt чи університет уже призначили дату прийому.

Які українські документи потребують апостиля для Німеччини

Німеччина є державою-учасницею Гаазької конвенції 1961, тож консульська легалізація українських документів їй не потрібна: достатньо апостиля, поставленого компетентним органом в Україні на офіційний документ.

Апостиль для Німеччини найчастіше потрібен на:

• свідоцтва про народження, шлюб і розірвання шлюбу (для реєстрації шлюбу, отримання посвідки на проживання, сімейного об’єднання);
• документи про освіту (диплом, атестат) для вступу до університету або визнання кваліфікації;
• довідку про несудимість для роботи, отримання певних дозволів або довгострокового виду на проживання;
• нотаріальні довіреності, якщо частину дій в Україні виконує представник, а не сам заявник.

Конкретний перелік завжди визначає той німецький орган, до якого документ подається: Standesamt (відділ реєстрації актів цивільного стану), Ausländerbehörde (відомство у справах іноземців) чи приймальна комісія навчального закладу можуть вимагати різний набір паперів навіть для схожих на перший погляд ситуацій. Тому перед тим, як ставити апостиль, слід письмово уточнити вимоги у відповідного органу: це вбереже від повторного проходження всієї процедури.

Апостиль ставиться на оригінал офіційного документа або на його нотаріально засвідчену копію, залежно від того, який саме документ і яка вимога приймаючого органу. Компетентний орган в Україні перевіряє насамперед автентичність підпису і печатки на документі, а не його зміст.

Вимоги німецьких органів до перекладу

Апостиль підтверджує автентичність документа, але не робить його зрозумілим німецькому чиновнику. Тому майже завжди потрібен переклад на німецьку мову, і саме тут виникає найбільше плутанини.

Німецькі органи, як правило, приймають переклад, виконаний присяжним перекладачем (vereidigter/ermächtigter Übersetzer), уповноваженим відповідним німецьким судом (Landgericht). Це не те саме, що нотаріально засвідчений переклад, зроблений в Україні: український нотаріус засвідчує лише особу перекладача і його кваліфікацію за українськими правилами, а присяжний перекладач у Німеччині діє за дозволом, виданим німецькою судовою системою, і його переклад приймають без додаткового засвідчення.

Практика тут різниться між федеральними землями і навіть між конкретними відомствами:

• деякі органи приймають переклад, зроблений присяжним перекладачем в Україні, якщо він має відповідний статус, визнаний у Німеччині;
• інші наполягають на перекладі виключно від перекладача, зареєстрованого в німецькому суді, і не беруть до розгляду переклад, виконаний за кордоном;
• окремі відомства вимагають, щоб апостиль стояв саме на оригіналі документа до перекладу, а не на копії чи вже перекладеному тексті.

Через цю різницю правильна послідовність така: спочатку письмово з’ясувати вимогу конкретного німецького органу, а вже потім замовляти переклад. Загальний огляд відмінностей між видами перекладу і порядку дій є на сторінці про присяжний і нотаріальний переклад для апостиля.

Типовий порядок легалізації документів для Німеччини

Загальна послідовність дій, хоча конкретні кроки й терміни слід уточнювати в кожному окремому випадку:

1. Отримати або поновити офіційний документ в українському видавному органі (ЗАГС, навчальний заклад, МВС, залежно від типу документа).
2. Звернутися до компетентного органу в Україні за проставленням апостиля на оригінал або нотаріально засвідчену копію.
3. З’ясувати в німецькому відомстві-отримувачі, який переклад воно приймає: від присяжного перекладача в Німеччині чи засвідчений іншим шляхом.
4. Замовити переклад документа разом з апостилем: перекладач зазвичай перекладає і текст документа, і сам апостиль.
5. Подати повний пакет (оригінал з апостилем + переклад) до німецького органу в терміни, які він встановлює сам.

Термін дії апостиля як такого не обмежений, але деякі документи, наприклад довідка про несудимість, мають власний строк дії, встановлений органом, що їх видає чи приймає. Про загальні терміни й вартість оформлення апостиля в Україні читайте на сторінці про терміни та вартість апостиля.

Якщо частину документів потрібно оформити чи отримати апостиль, перебуваючи вже за кордоном, це можливо через довіреність на представника в Україні, але це окрема процедура з власними вимогами до довіреності.

Причини відмови в апостилі

Апостиль можуть відмовити проставити, якщо документ не підпадає під дію Гаагської конвенції 1961 року або виданий органом, не уповноваженим на проставлення апостиля. Україна приєдналася до Конвенції 2 квітня 2003 року, і вона набула чинності для України 22 грудня 2003 року, тому документи, видані раніше або поза сферою Конвенції, апостильованню не підлягають.

Детальніше про типові підстави відмови:

• документ виданий закордонною установою або консульством, а не українським органом;
• відсутні потрібні реквізити, підпис чи печатка посадової особи;
• документ пошкоджений, має виправлення або нечитабельні фрагменти;
• документ стосується адміністративних чи митних операцій, які Конвенція не охоплює;
• не сплачено встановлений збір за апостиль.

Крім того, Україна зробила до Конвенції декларацію (d), яку варто враховувати при подачі документів. Повноваження органів на проставлення апостиля визначає постанова КМУ від 18.01.2003 № 61. Якщо відмову отримано, усуньте причину (наприклад, отримайте дублікат документа) і подайте документ повторно.

Апостиль на освітніх документах

Освітні документи (дипломи, атестати, академічні довідки) для використання в Німеччині потребують апостиля, оскільки обидві держави є учасницями Гаагської конвенції 1961 року, яка діє для України з 22 грудня 2003 року.

Що варто знати:

• апостиль проставляється на оригіналі документа уповноваженим органом відповідно до постанови КМУ від 18.01.2003 № 61;
• німецькі установи зазвичай вимагають присяжний переклад українських документів німецькою мовою, тому переклад готуйте після апостилювання;
• якщо документи видані до набрання Конвенцією чинності для України, може знадобитися консульська легалізація;
• оскільки Україна зробила декларацію (d) до Конвенції, уточнюйте вимоги конкретної німецької установи (університету, визнавального органу) заздалегідь.

Плануйте процес так: спочатку отримайте оригінали або дублікати документів, потім апостиль, і лише після цього замовляйте переклад. Це дозволяє уникнути повторної роботи, якщо перекладач потребує апостиля на документі перед перекладом.

Доставка документів та оформлення без візиту

Оформити апостиль можна без особистого візиту: документи надсилаються поштою або через представника, а готовий комплект з апостилем доставляється кур’єром чи поштовою службою в Україну або за кордон.

Як це організувати:

• передайте оригінал документа та заявку уповноваженому органу, визначеному постановою КМУ від 18.01.2003 № 61;
• збір за апостиль можна сплатити заздалегідь; громадяни за кордоном мають можливість оплатити апостиль в іноземній валюті у банках-кореспондентах на рахунок Держказначейства;
• для окремих документів, наприклад витягу про відсутність судимості, потрібні запит на отримання витягу з ІАС, документ, що посвідчує особу, та документ про реєстрацію в ДРФО платників податків;
• після апостилювання замовте присяжний переклад німецькою, якщо він потрібен німецькій установі.

Важливо: надсилайте лише оригінали або належно завірені копії, використовуйте надійну поштову службу з відстеженням і заздалегідь уточніть у приймаючому органі перелік документів, щоб уникнути повторної відправки.

Див. також

• Апостиль чи консульська легалізація
• Апостиль для Австрії
• Апостиль для Чехії

Схожі сторінки

• Apostyl dlia polshchi
• Apostyl dlia portuhalii