Апостиль на свідоцтво про шлюб
Де і як отримати апостиль на свідоцтво про шлюб для визнання за кордоном. Органи, документи, терміни, вартість, старі зразки та ламіновані бланки.
ФОП Чмир Ірина Павлівна, приватна компанія, не державний орган. Ми не видаємо документи від імені держави, а допомагаємо підготувати пакет і подати його у компетентний орган. Ця сторінка містить інформацію для тих, хто легалізує свідоцтво про шлюб для використання за кордоном.
Коли потрібен апостиль на свідоцтво про шлюб
Апостиль на свідоцтві про шлюб потрібен для представлення в іноземних органах країн-учасниць Гаазької конвенції 1961 року. Україна приєдналася до Конвенції 2 квітня 2003 року, вона набрала чинності для України 22 грудня 2003 року; Україна зробила декларацію (d) до Конвенції. Апостиль на документах органів юстиції, судів та нотаріусів проставляє Міністерство юстиції України, тому такий апостиль визнаний у країнах-учасниках без додаткової легалізації.
Де отримати апостиль (Міністерство юстиції, без візиту)
За правилами, затвердженими наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну, Мін’юсту від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5, апостиль на документах органів юстиції, судів та нотаріусів проставляє Міністерство юстиції України. Це єдиний компетентний орган для свідоцтв про шлюб, виданих Державним реєстром актів цивільного стану громадян.
Подати документи можна трьома способами:
- Особисто, у приймальній Мінюсту (м. Київ, вул. Городоцька, 17/2) або через адміністративні надачі послуг (ЦНАП) у регіонах.
- Поштою, надіславши пакет документів на адресу Мінюсту з заявою, квитанцією про оплату та конвертом для повернення.
- Онлайн через Дію, за наявності кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Послуга доступна в розділі «Документи» → «Апостиль». За гідом Дія стандартний термін, 2 робочі дні, у складних випадках до 20 робочих днів.
Для громадян, які перебувають за кордоном, передбачена оплата адміністративного збору в іноземній валюті через банки-кореспонденти АТ «Укрексімбанк» на рахунок Держказначейства.
Документи та вимоги до оригіналу свідоцтва
За наказом № 125/209/293/139/999/5 для проставлення апостиля подаються:
- Оригінал свідоцтва про шлюб або нотаріально засвідчена копія.
- Платіжна інструкція про сплату адміністративного збору.
- Заява від особи, яка подає документи (вільна форма).
- Копія паспорта України (або ID-карти) заявника.
Важливі вимоги до документа:
- Свідоцтво має бути видане Державним реєстром актів цивільного стану громадян України після 2016 року (новий зразок з безпековими елементами).
- Ламіновані свідоцтва на апостиливанню не приймаються, потрібно отримати дублікат у РАЦС.
- Оригінали документів, що посвідчують особу (паспорти, ID-карти), на апостиливанню не приймаються - це прямо заборонено правилами (наказ № 125/209/293/139/999/5, ст. 2: «апостиль не проставляється на оригіналах документів, що посвідчують особу…»).
- Свідоцтва радянського зразка або видані до 1991 року обробляються через Державну архівну службу України.
Процедура проставлення апостиля покроково
- Перевірте стан свідоцтва, цілісне, без ламінування, новий зразок. Якщо ні, замовте дублікат у РАЦС (особисто, через Дію або поштою).
- Сплатіть адміністративний збір, реквізити та сума на сайті Мінюсту. Збережіть квитанцію (електронну або паперову).
- Підготуйте заяву, вільна форма з вказівкою ПІБ, контактів, способу отримання результату.
- Скопіюйте паспорт, перша розворотна сторінка + сторінка з реєстрацією (для нотаріального засвідчення копії свідоцтва, якщо подаєте копію).
- Подайте пакет, оберіть зручний спосіб: особисто, поштою, кур’єром або через Дію.
- Отримайте результат, документ із апостилем повертається обраним способом доставки.
Строк та вартість послуги (таблиця тарифів)
| Спосіб подачі | Термін обробки | Адмінзбір | Доставка | Примітки |
|---|---|---|---|---|
| Особисто в Мінюсті / ЦНАП | 1–2 робочі дні | За постановою КМУ | Безкоштовно (самовивіз) | Найшвидший варіант для киян |
| Нова Пошта / Укрпошта | 2–5 робочих днів + доставка | За постановою КМУ | За тарифами перевізника | Потрібен конверт для повернення |
| Портал Дія (з КЕП) | 2 робочі дні (до 20 при перевірці) | За постановою КМУ | Електронний документ / пошта | Потрібен кваліфікований підпис |
| Кур’єрська доставка (Київ) | 1–3 робочі дні | За постановою КМУ | Від 150 грн | Зручно для юросіб та нотаріусів |
Адміністративний збір встановлює Постанова КМУ № 61 від 18.01.2003. Актуальну суму перевіряйте на офіційних ресурсах Мінюсту перед оплатою.
Апостиль на свідоцтво старого зразка, до 2016 року та ламіноване
Свідоцтва старого зразка (видані до 2016 року) та ламіновані бланки не підлягають апостиливанню безпосередньо. Міністерство юстисті поверне такі документи без дії.
Рішення, отримати дублікат у РАЦС:
- Дублікат видається на сучасному бланку з безпековими елементами.
- Замовити можна особисто в будь-якому відділенні РАЦС, через Дію або поштою.
- Термін виготовлення дубліката, 1–5 робочих днів.
- Після отримання дубліката його можна апостилити в Мінюсті за загальним порядком.
Для свідоцтв, виданих до 1991 року (радянські бланки), процедура йде через Державну архівну службу України (вул. Солом’янська, 24, Київ). Документи надсилаються поштою, термін узгоджується індивідуально. Повернення, Новою поштою за рахунок заявника.
Переклад свідоцтва з апостилем
Більшість країн вимагає нотаріально засвідчений переклад свідоцтва разом із апостилем. Два варіанти:
- Переклад в Україні, нотаріус перекладає оригінал із апостилем, засвідчує переклад. Перевага: ви контролюєте якість, економте час за кордоном.
- Переклад у країні призначення, приймається не всіма консульствами, часто вимагає перекладача, акредитованого в тій країні. Ризик: відмова через невідповідність термінології.
Рекомендуємо робити переклад у України у нотаріуса, який працює з мовою країни призначення. Апостиль ставиться на оригінал свідоцтва, переклад оформляється окремо.
Для порівняння: у Німеччині апостиль на всі свідоцтва федерального образца проставляє відділ «Апостиль та управління дебіторською заборгованістю» BFAA (Bundesamt für Justiz), що підтверджується офіційним порталом німецької дипмісії в Україні.
Консульська легалізація як альтернатива для країн поза Гаазькою конвенцією
Якщо країна призначення не є учасницею Гаазької конвенції (наприклад, ОАЕ, Катар, Куба, В’єтнам тощо), потрібна повна консульська легалізація:
- Апостиль Мінюсту на свідоцтві про шлюб.
- Нотаріально засвідчений переклад українською/мовою країни.
- Легалізація перекладу в Міністерстві закордонних справ України (МЗС).
- Консульська легалізація в консульстві країни призначення в Україні.
Ланцюжок довший і дорожчий, терміни, від 10 робочих днів до кількох тижнів залежно від консульства.
Відмова у проставленні апостиля та перевірка через Електронний реєстр апостилів
Основні підстави відмови (за наказом № 125/209/293/139/999/5):
- Документ ламінований, пошкоджений, текст нечитабельний.
- Подано оригінал документа, що посвідчує особу (паспорт, ID-карта).
- Відсутня або неправильно сплачена адміністративна плата.
- Заява без підпису, з помилками у даних.
- Документ видано некомпетентним органом (не Державним реєстром актів цивільного стану громадян України).
При відмові документ повертається з поясненням причини. Виправте недоліки (отримайте дублікат, доплатіть збір, виправте заяву) і подайте повторно.
Перевірка автентичності, через Електронний реєстр апостилів на сайті Мінюсту. Достатньо ввести номер штампу або zeskanувати QR-код на апостилі. Реєстр відкритий, перевірити може будь-хто.
Пов’язана тема: Апостиль на свідоцтво про народження, аналогічна процедура для свідоцтв про народження.
Див. також
Часті запитання
Зверніться до Міністерства юстиції України з оригіналом свідоцтва (або нотаріально засвідченою копією), паспортом, заявою та квитанцією про оплату адміністративного збору. Можна подати особисто, поштою або через портал Дія.
Адміністративний збір за проставлення апостиля встановлює Постанова КМУ. Актуальну суму перевіряйте на сайті Мінюсту або в Дії перед оплатою. Додаткові витрати — доставка та нотаріальне засвідчення копії за потреби.
Стандартний термін — 2 робочі дні від реєстрації документу в Мінюсті. За гідом Дія термін може бути розширено до 20 робочих днів при необхідності додаткової перевірки.
Для воссоєднання родин, укладення шлюбу з іноземцем, оформлення візи, ВНЖ або громадянства в країнах-учасниках Гаазької конвенції 1961 року.
Свідоцтво має бути цілісним, без ламінування, видане РАЦС України. Оригінали документів, що посвідчують особу (паспорти), на апостиливанню не приймаються.
Через портал Дія з кваліфікованим електронним підписом або надіславши пакет документів поштою (Нова Пошта, Укрпошта) на адресу Мінюсту з заявою та квитанцією про оплату.
Потрібна консульська легалізація: апостиль Мінюсту → переклад нотаріусом → легалізація в МЗС → консульство країни призначення.
Через Електронний реєстр апостилів на сайті Мінюсту за QR-кодом або номером штампу. Реєстр відкритий для перевірки будь-ким.
Кому потрібна ця послуга
Потребують легалізувати свідоцтво для воссоєднання родин, оформлення візи або ВНЖ за кордоном.
Не можуть особисто з'явитися в Україні, подають на апостиль без візиту: поштою або через Дію.
Потребують масове апостиливання свідоцтв для клієнтів або судового порядку.
Крок за кроком
- Перевірка стану документа
Свідоцтво цілісне, без ламінування, видане після 2016 року — готове до апостиливання.
- Отримання дубліката (за потреби)
Якщо свідоцтво ламіноване, старого зразка або пошкоджене — замовте дублікат у РАЦС або через Дію.
- Сплата адміністративного збору
Оплатіть збір за проставлення апостиля за реквізитами Мінюсту, збережіть квитанцію.
- Підписання заяви
Заповніть заяву про проставлення апостиля (вільна форма), підпишіть власноручно.
- Подача пакету документів
Надішліть оригінал/копію, заяву, квитанцію, копію паспорта у Мінюст (особисто, поштою, Дія).
Строки: від видачі до закінчення дії
- Стандартний термін (Мінюст)2 робочі дні від моменту реєстрації вхідного документа
- Розширений термін (складні випадки)До 20 робочих днів за гідом Дія при необхідності додаткової перевірки
- Архівні документи (Держархів)Свідоцтва до 1991 р. або з архівних фондів — термін узгоджується окремо
Часті помилки, через які відмовляють
- Подача ламінованого свідоцтва без отримання дубліката — апостиль на ламінування не ставлять.
- Відсутність нотаріально засвідченої копії, якщо оригінал ушкоджений або старого зразка (до 2016 р.).
- Несплата або неправильна сума адміністративного збору — заява повертається без розгляду.
- Заява без підпису або з помилками у даних — затримка на 5–10 днів для виправлення.
- Спроба поставити апостиль на оригінал паспорта або іншого документа, що посвідчує особу — заборонено правилами.
Ми переглядаємо документи до подання, щоб знайти ці помилки раніше за установу.
Як влаштований процес
- Підготовка документів
Зберіть оригінал свідоцтва про шлюб, паспорт, заяву та квитанцію про оплату адміністративного збору.
- Подача заяви
Зверніться до Мінюсту особисто, через пошту або онлайн через портал Дія з кваліфікованим електронним підписом.
- Отримання результату
Отримайте документ із апостилем у відділенні, поштою або кур'єром залежно від обраного способу доставки.
Що взяти з собою
- Оригінал свідоцтва про шлюб (або нотаріально засвідчена копія)
- Паспорт України або ID-карта
- Заява про проставлення апостиля (вільна форма)
- Платіжна інструкція про сплату адміністративного збору
- Довіреність, якщо подає довірену особу
Як ви отримаєте документ
- Особисто в Мінюсті
Отримання в робочий день подачі або наступного
- Нова Пошта
Відправка на вказану адресу за рахунок отримувача
- Кур'єрська доставка
Доставка до дверей у Києві та обласних центрах
Наші гарантії
Корисні матеріали
Пов’язані сторінки
Як отримати апостиль через портал Дія: покрокова інструкція, перелік документів, вартість, терміни та перевірка QR-коду. Для документів юстиції, судів і нотаріусів.
Перейти до послуги →Порівняння апостиля і консульської легалізації документів в Україні: для яких країн, які органи, етапи, документи та типові помилки.
Перейти до послуги →Практична сторінка про апостиль у Києві: які документи приймають, де подавати, скільки коштує офіційне мито, терміни виконання та як замовити віддалено.
Перейти до послуги →Офіційні джерела
Норми звірені з першоджерелами на порталі законодавства.
Як це працює
Оформлюємо документи за кілька кроків
Опис задачі
Кажете, яка дія потрібна і для якого документа. Підкажемо перелік документів і строк.
Підготовка пакета
Перевіряємо статут, витяг з ЄДР і повноваження підписантів до візиту.
Посвідчення у нотаріуса
Підписи і правочин посвідчуються на прийомі, за потреби готуємо проєкти документів.
Реєстрація змін
Нотаріус подає документи до ЄДР як суб’єкт державної реєстрації. Строк реєстрації до 24 годин.
Потрібна допомога з документами?
Опишіть ситуацію, підкажемо перелік документів, строк і вартість.