Апостиль через Дію: як оформити онлайн

ФОП Чмир Ірина Павлівна, приватна компанія, не державний орган, не видаємо документи від імені держави. Ця сторінка інформує про процедуру проставлення апостиля через портал Дія на основі відкритих даних Мінюсту та гайду Дія. Остаточні рішення приймає компетентний орган.

Апостиль, це спеціальна мітка, що підтверджує автентичність підпису, печатки та посади посадової особи на офіційному документі для використання в іншій країні-учасниці Гаазької конвенції 1961 року. Україна приєдналася до Конвенції 2 квітня 2003 року, вона набрала чинності 22 грудня 2003 року. У країні апостиль проставляють сім уповноважених органів: МЗС, МВС, МОН, Мінфін, Мінюст, ДМС та ДПС. Кожен орган відповідає за власний перелік документів: Мінюст, за документи судів, органів юстиції та нотаріусів, МОН, за освітні документи, МЗС, за консульські та дипломатичні, МВС, за довідки про відсутність судимості, ДМС, за архівні документи, Мінфін та ДПС, за фінансові та митні свідоцтва відповідно. Для порівняння: у Казахстані електронний апостиль видається через інформаційну систему «е-апостиль», а Посольство Німеччини не проставляє і не замовляє апостиль на німецьких документах, для цього треба звертатися до компетентного німецького органу.

Хто проставляє апостиль і на яких документах

Міністерство юстиції України є єдиним органом, що проставляє апостиль на офіційних документах, які видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України. Це випливає з постанови КМУ від 18.01.2003 № 61 та наказу п’яти міністерств від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5, зареєстрованого в Мінюсті 21.03.2023 за № 478/39534. До таких документів належать: рішення судів, акти цивільного стану (свідоцтва про народження, шлюб, смерть), нотаріальні довірення, засвідчення копій документів, договори, сповіщені нотаріусами, та інші нотаріальні акти. Для освітніх документів (дипломи, атестати, довідки про оцінки) компетентним органом є Міністерство освіти і науки України. Довідки про відсутність судимості апостилює Міністерство внутрішніх справ України. Архівні документи, Державна архівна служба України.

Покрокова інструкція: як отримати апостиль через Дію

Авторизуйтеся на порталі «Дія» або в мобільному додатку, профіль має бути верифікований. У каталозі послуг оберіть «Проставлення апостиля на офіційних документах» від Міністерства юстиції України, яке відповідно до наказу МЗС, МВС, МОН, Мінфіну, Мін’юсту від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5 проставляє апостиль на документах органів юстиції, судів та нотаріусів. Заповніть електронну заяву: вкажіть ПІБ, дату народження, місце проживання, контакти. Прикріпіть скан оригіналу документа або засвідченої копії та документ, що посвідчує особу. Оберіть спосіб отримання готового документа та сплатіть адміністративний збір. Звичайний термін надання послуги становить 2 робочі дні, у разі продовження розгляду — до 20 робочих днів. Після оплати заява реєструється, і ви отримуєте номер для відстеження статусу.

Необхідні документи: оригінали, копії та обмеження

За гідом Дія для отримання послуги потрібні: заява (формується автоматично у процесі подачі), документ про оплату послуги (або про звільнення від сплати), документ, що посвідчує особу, оригінал документа, на якому необхідно проставити апостиль, або його копія, засвідчена в установленому порядку. Згідно з правилами, затвердженими наказом № 125/209/293/139/999/5, апостиль не проставляється на оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, на військових квитках, трудових книжках, дозволах на носіння зброї, свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах), а також на нормативно-правових актах і листуванні. Оригінали документів установ колишніх союзних республік СРСР (крім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР) не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля. Якщо у вас документ іншої країни СРСР, звертайтеся до компетентного органу країни-випускника.

Вартість та терміни: таблиця для фізосіб та юросіб

Орган / Тип документа	Стандартний термін	Прискорений термін*	Збір для фізосіб	Збір для юросіб
Мінюст (суди, юстиція, нотаріус)	2 робочі дні	до 20 робочих днів	розраховується при подачі	розраховується при подачі
МОН (освіта)	2 робочі дні	до 20 робочих днів	розраховується при подачі	розраховується при подачі
МВС (довідка про несудимість)	2 робочі дні	до 20 робочих днів	розраховується при подачі	розраховується при подачі
МЗС (консульські документи)	2 робочі дні	до 20 робочих днів	розраховується при подачі	розраховується при подачі
ДМС (архівні документи)	2 робочі дні	до 20 робочих днів	розраховується при подачі	розраховується при подачі

* При продовженні розгляду заяви строк може становити до 20 робочих днів за гідом Дія. Точна сума адміністративного збору залежить від категорії заявника (фізична/юридична особа), типу документа та обраного терміну, система покаже суму перед оплатою. Громадяни, які перебувають за кордоном, можуть оплатити збір в іноземній валюті через банки-кореспонденти АТ «Укрексімбанк» на рахунок Державної казначейства.

Способи отримання та перевірка автентичності

Готовий документ з апостилем можна отримати трьома способами: у вигляді електронного документа з кваліфікованим електронним підписом у додатку/на порталі Дія (найшвидший варіант), у паперовому вигляді з доставкою Новою Поштою на вказану адресу, або самовивозом у відділенні Міністерства юстиції України. Електронний апостиль містить QR-код. Для перевірки підлинності достатньо просканувати його камерою смартфону або перейти за посиланням, закодованим у QR, відкроється офіційний реєстр апостилів Мінюсту з даними про номер, дату, орган, що проставив апостиль, та відомості про документ. Перевірка доступна круглосуточно без реєстрації. Паперовий документ також має захищені елементи: гравюру, водяні знаки, спеціальний папір.

Основания для відмови та порядок обжалювання

Відмова у проставленні апостиля можлива, якщо: документ не належить до категорії офіційних документів, що підлягають апостилюванню; подано оригінал документа, на якому апостиль не ставиться (паспорт, військовий квиток, трудова книжка тощо); документ пошкоджений, текст нечитаємий, відсутні обов’язкові реквізити; подано документ установ СРСР (крім освітніх УРСР) без нотариального перекладу та легалізації в країні-випускнику; виявлено ознаки підробки документа або підпису; не сплачено адміністративний збір або сплачено неповністю; заява подана неособою, яка не має на це повноважень. У разі відмови орган видає мотивоване письмове рішення. Його можна обжаловати до вищого керівництва Мінюсту або в адміністративному судовому порядку за КАС України. Скарга подається протягом місяця з дня отримання відмови. Практика показує: більшість відмов пов’язана з невірно обраним компетентним органом або невідповідністю документа вимогам, перевірте перелік документів перед подачею.

Детальніше про всі види послуг з апостиля читайте на сторінці Усі послуги з апостиля. Якщо потрібна довідка про відсутність судимості, дивіться Довідка про несудимість. Для апостиля в Києві та Львові, сторінки Апостиль Київ та Апостиль Львів. Хто саме проставляє апостиль, у матеріалі Хто ставить апостиль.

Див. також

• Партнерська програма співпраці
• Партнерська програма 30 %