Апостиль на свідоцтво про народження

ФОП Чмир Ірина Павлівна, приватна компанія, не державний орган, не видаємо документи від імені держави. Ми допомагаємо зібрати правильний пакет, подати його до компетентного органу та отримати результат без зайвих поїздок.

Умови надання послуги апостиля

Послуга проставлення апостиля надається за наявності оригіналу документа або засвідченої копії, платіжної інструкції про оплату та заяви. Апостиль не проставляють на оригіналах документів, що посвідчують особу, а також на документах установ колишніх союзних республік СРСР (крім документів про освіту УРСР) — це зафіксовано в наказі МЗС, МВС, МОН, Мінфіну, Мін’юсту від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5. У таких випадках потрібно отримати дублікат нового зразка в відповідних органах. Якщо ви знаходитесь за кордоном, оплата можлива через банки-кореспонденти АТ «Укрексімбанк» на рахунок Держказначейства. Для країн, не учасників Гаагської конвенції, замість апостиля потрібна консульська легалізацію — уточнюйте це в Міністерстві закордонних справ України або консульстві країни призначення.

Коли потрібен апостиль на свідоцтво

Апостиль на свідоцтво про народження потрібен, коли документ подається в іншій країні-учасниці Гаагської конвенції 1961 року. Типові випадки: укладення шлюбу за кордоном, оформлення візи або виду на житло, реєстрація дитини в консульстві, спадкові питання, вступ до закордонних навчальних закладів. Україна приєдналася до Конвенції 2 квітня 2003 року, а вона набрала чинності для України 22 грудня 2003 року — з того моменту апостиль діє без консульської легалізації у країнах-учасниках.

Переклад свідоцтва з апостилем

Більшість країн вимагає не лише апостиль, а й нотаріальний переклад документа мовою країни призначення. Порядок дій: спочатку отримуєте апостиль на оригіналі (або нотаріально засвідченій копії) свідоцтва, потім звертаєтеся до нотаріуса для перекладу. Деякі консульства приймають переклад, зроблений у країні видання документа, інші, лише переклад у країні пребування. Уточнюйте вимоги конкретного уряду перед початком.

Що таке апостиль на свідоцтво про народження

Апостиль - це штамп єдиного зразка (квадрат зі стороною не менше 9 см), який проставляється на зворотному боку документа або на окремому аркуші, скріпленому до свідоцтва. Він засвідчує автентичність підпису посадової особи, яка видала актовий запис, та печатки органу реєстрації. У Україні апостиль на актах цивільного стану (народження, шлюб, смерті) проставляє Міністерство юстиції України відповідно до повноважень, наданих Постановою КМУ від 18.01.2003 № 61.

Хто проставляє апостиль в Україні

За наказом № 125/209/293/139/999/5 від 17.03.2023 апостиль проставляють сім центральних органів: МЗС, МВС, МОН, Мінфін, Мін’юст, ДМС, ДПС. Для свідочень про народження, шлюб, розлучення та смерті, виняткова компетенція Міністерства юстиції України, оскільки ці документи виходять від органів реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС), що підпорядковані Мінюсту. Звернення до МЗС чи інших ведомств у цьому випадку дасть відмову. Архівні документи (наприклад, старі актові записи) можуть перевірятися Державною архівною службою України перед подачею до Мінюсту.

Документи для проставлення апостиля

Повний перелік за правилами: оригінал свідоцтва про народження або нотаріально засвідчена його копія, платіжна інструкція про сплату адміністративного збору, заява від особи, яка подає документи, документ, що посвідчує особу (паспорт). Якщо подає представник, нотаріальна довіреність з правом підпису заяви та отримання готового документа. Копія без нотаріального засвідчення не приймається.

Отримання дубліката свідоцтва про народження

Якщо свідоцтво видане до 2003 року, має радянський бланк, ламіноване, пошкоджене або втрачене, апостиль на такому оригіналі неможливий. Єдине рішення: замовити дублікат нового зразка. Це робиться через Дію (розділ «Документи»), у ЦНАП або безпосередньо у відділі РАГС за місцем реєстрації народження. Дублікат видається на бланку з елементами захисту, його приймають для апостиля без проблем.

Подвійний апостиль для окремих країн

Деякі країни (Італія, Франція, Бельгія, Нідерланди та інші) вимагають подвійний апостиль: спочатку на оригіналі свідоцтва, потім, на нотаріальному перекладі. Переклад роблять у країні використання або в Україні з подальшим апостилем на підписі перекладача. Перелік країн з такою вимогою не зафіксований у законі, уточнюйте у консульстві або міграційній службі країни призначення. Для німецьких федеральних документів апостиль проставляє відділ «Апостиль і управління дебіторською заборгованістю» BFAA, це окрема процедура для документів, виданних у Німеччині.

Апостиль на копіях документів

Апостиль можна поставити на нотаріально засвідчену копію свідоцтва. Це зручно, якщо оригінал не хочете віддавати або документ потрібен одночасно в кількох країнах. Нотаріус засвідчує відповідність копії оригіналу, потім копія з нотаріальним підписом і печаткою подається до Мінюсту. Вартість: нотаріальний тариф за засвідчення + адміністративний збір за апостиль.

Строки оформлення апостиля

Термін розрахунку починається з дня реєстрації заявки в Мінюсті. У разі виявлення невідповідностей термін може бути подовжений.

Консульська легалізація замість апостилю

Для країн, що не входять до Гаагської конвенції (наприклад, деякі держави Близького Сходу, Африки, Азії), потрібна консульська легалізація. Процедура: апостиль Мінюсту → переклад → легалізація в консульстві країни призначення в Україні. Це довше і дорожче за простий апостиль. Перевірте статус країни на сайті Гаагської конференції (hcch.net) перед стартом.

Підстави для відмови в апостілі

Основні причини відмови, зафіксовані в практиці Мінюсту:

• Оригінал радянського бланка (до 2003 р.), не приймається за наказом № 125/209/293/139/999/5
• Ламіноване свідоцтво, апостиль на ламінування не ставлять
• Пошкоджені печаті, підписи, витерті дані
• Розбіжність даних із Державним реєстром актів цивільного стану громадян
• Відсутність нотаріального засвідчення копії
• Несплата або часткова сплата адміністративного збору
• Подача до некомпетентного органу (не Мінюст)

Оскарження відмови у проставленні апостиля

Якщо отримано мотивовану відмову, її можна обжаловати в адміністративному порядку до керівництва Мінюсту протягом 10 робочих днів або в суді, протягом 6 місяців. У заяві на обжалування вкажіть номер вхідного документу, дату подання, суть відмови та посилання на норму права, яку, на вашу думку, порушено. Практика показує: більшість відмов через технічні помилки (не та платіжка, відсутність копії паспорта) вирішуються повторною подачею з виправленим пакетом швидше за судовий процес.

Детальніше про загальну процедуру та інші типи документів, на головній сторінці Апостиль на документи в Україні, швидко. Якщо потрібен апостиль на диплом, дивіться Апостиль на диплом та документи про осві. Для довідки про несудимість, Апостиль на довідку про несудимість.

Див. також

• Партнерська програма співпраці
• Партнерська програма 30 %

Пов’язані сторінки

• Апостиль на свідоцтво про шлюб — суміжний тип документа РАЦС.