Апостиль чи легалізація: у чому різниця

Коротка відповідь: апостиль потрібен для країн-учасниць Гаазької конвенції 1961 року, консульська легалізація для всіх інших. Апостиль: один штамп компетентного органу. Легалізація: ланцюг підтверджень від кількох відомств до консульства країни призначення. Вибір процедури визначає не ваше бажання, а держава, куди подається документ.

Щоб одразу зорієнтуватися, ось порівняння двох процедур:

Що таке консульська легалізація

Консульська легалізація: це підтвердження чинності офіційного документа для держави, яка не приєдналася до Гаазької конвенції. Процедура послідовно перевіряє підписи та печатки на документі, щоб країна призначення могла довіряти його походженню. Легалізація це не переклад і не підтвердження змісту документа: вона засвідчує лише автентичність підписів посадовців.

Порядок визначають Консульський статут України та Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні. Для юридичних осіб додатково готують лист-звернення юридичної особи, у якому пояснюють мету легалізації.

Різниця між апостилем і консульською легалізацією

Головна відмінність у кількості кроків і колі країн. Апостиль проставляється згідно зі статтею 5 Гаазької конвенції від 05.10.1961, і для держав-учасниць цього достатньо. Консульська легалізація іноземних документів та українських документів для «неконвенційних» країн вимагає проходження кількох відомств по черзі.

Друга відмінність у вартості та часі. За апостиль платять один раз, строк залежить від черги конкретного органу. Легалізація передбачає окрему оплату на кожному етапі, включно з консульським збором іноземної держави, тому загальна тривалість і сума витрат завжди вища.

Країни-учасниці Гаазької конвенції

Україна приєдналася до Гаазької конвенції 1961 року 2 квітня 2003 року, а набула чинності для України 22 грудня 2003 року. Німеччина також є учасницею конвенції, і між Україною та Німеччиною апостиль діє з липня 2010 року. Актуальний перелік усіх держав-учасниць можна перевірити на ресурсах Гаазької конференції з міжнародного приватного права (HCCH), де опублікований і український переклад тексту конвенції.

Практичне правило просте: Німеччина, Польща, Велика Британія та більшість європейських країн приймають апостиль. Канада, ОАЕ, Китай та низка держав Азії та Африки вимагають консульську легалізацію. Список учасників періодично змінюється, тому перед поданням перевіряйте актуальний статус.

Як це працює у Великій Британії: приклад країни-учасниці

Велика Британія показує, як виглядає апостиль на практиці. Легалізацію документів там здійснює Legalisation Office: він перевіряє підписи, штампи та печатки і проставляє апостиль. Легалізації підлягають документи, видані судом із «мокрою» печаткою, публічним реєстром (свідоцтва про народження, шлюб, смерть, сертифікати Companies House) або держвідомством із підписом офіційної особи.

Інші папери, як-от довіреність, договір чи сертифікат кваліфікації, можна легалізувати, якщо їх завірив британський нотаріус або соліситор. Для онлайн-подання потрібні самі документи та картка для оплати, для подання поштою ще адреса повернення і доступ до принтера. Документи, видані поза Великою Британією, цей сервіс не легалізує: їх оформлюють у країні видачі. Якщо документ не вдається легалізувати, плата не повертається.

Це корисно порівняти з українською ситуацією: логіка та сама, змінюються лише органи. Український документ для Британії проходить апостиль в Україні, а британський документ для України апостиль у Legalisation Office.

Етапи легалізації документів в Україні

Типовий маршрут українського документа до країни без конвенції виглядає так:

1. Міністерство юстиції України засвідчує документи, що оформлені нотаріусами, органами юстиції та судами: нотаріальну довіреність, свідоцтво РАЦС у формі за участю нотаріуса, судові рішення.
2. Департамент консульської служби МЗС України підтверджує відмітку попереднього відомства.
3. Консульство країни призначення в Україні завершує ланцюг своїм підтвердженням і стягує консульський збір.

Документи про освіту зазвичай ідуть через МОН, а вже потім до ДКС МЗС. Тобто маршрут залежить від типу документа, а не від країни: свідоцтво про народження і диплом проходять різні органи. Якщо країна призначення не має консульства в Україні, порядок узгоджують через Міністерство закордонних справ України або дипломатичну установу України в третій державі.

Документи, що не підлягають легалізації

Не все можна легалізувати чи засвідчити апостилем. За правилами, апостиль не проставляється на оригіналах документів, що посвідчують особу, військових квитках, трудових книжках, технічних паспортах, а також на нормативно-правових актах і листуванні. Це правило діє і для консульської легалізації: внутрішній паспорт чи трудову книжку не підтвердять жодним зі способів.

Вихід є. Замість оригінала готують нотаріально засвідчену копію або витяг, який вже підлягає процедурі. Наприклад, для користування за кордоном ім’ям оформлюють нотаріальну довіреність, а не показують паспорт. Радянські документи мають окрему особливість: оригінали установ колишніх союзних республік СРСР (крім документів про освіту УРСР) не приймаються для проставлення апостиля, їх доводиться поновлювати в українських органах.

Легалізація через Міністерство юстиції

Мін’юст: перша інстанція для нотаріальних і судових документів. Апостиль на документах органів юстиції, судів та нотаріусів також проставляє Міністерство юстиції України (гід Дія). Тобто один і той самий орган працює в обох процедурах: для конвенційних країн він одразу ставить апостиль, для решти засвідчує підпис нотаріуса перед подальшим проходженням у ДКС МЗС.

Перед зверненням перевірте, що нотаріальна довіреність або інший документ оформлені чинним нотаріусом України і мають всі реквізити. Помилка в прізвищі чи відсутність печатки на цьому етапі означає повторне оформлення з нуля.

Засвідчення в консульстві іноземної держави

Фінальний етап легалізації відбувається в консульстві країни призначення. Консул перевіряє відмітку ДКС МЗС України та ставить своє підтвердження, після чого документ визнається в цій державі. За цю дію стягується консульський збір, розмір якого кожна держава визначає самостійно.

У консульстві часто висувають вимоги до перекладу. Для більшості документів нотаріально засвідчений переклад роблять після завершення легалізації, за правилами приймаючої країни. Виняток буває, коли консульство просить переклад одразу, тому графік краще уточнити до подання.

Документи для проставлення апостиля

Пакет мінімальний. Для проставлення апостиля подаються: оригінал документа або засвідчена копія, платіжна інструкція про оплату, заява від особи, яка подає документи (наказ № 125/209/293/139/999/5 від 17.03.2023). Повноваження органів визначені постановою КМУ від 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля».

Громадяни за кордоном можуть оплатити апостиль в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Укрексімбанк» на рахунок Держказначейства. Якщо документ не приймають, питання оплати та повернення коштів уточнюйте в органі до подання.

Порядок проставлення апостиля

Порядок простіший, ніж легалізація, але теж вимагає уваги до органу. Апостиль проставляють МЗС, МВС, МОН, Мінфін, Мін’юст, ДМС та ДПС України, кожен за своїм типом документів. Документи про освіту йдуть до МОН, свідоцтво РАЦС до відповідного компетентного органу, нотаріальні папери до Мін’юсту.

Помилкове звернення не до того відомства означає втрачений час. Тому перший крок завжди один: визначити тип документа і орган, який за нього відповідає. Деталі по найпоширеніших документах розібрано на сторінках апостиль на диплом та документи про освіту та апостиль на свідоцтво про народження.

Строки та вартість легалізації

Єдиного строку для легалізації не існує: він складається з черг Мін’юсту, ДКС МЗС та іноземного консульства. Апостиль в одному органі зазвичай швидший, бо процедура одинарна. Легалізація розтягується на тижні, особливо якщо консульство країни призначення приймає документи за записом.

Витрати теж складаються по частинах: оплата кожного українського відомства плюс консульський збір. Для юридичних осіб додається підготовка листа-звернення. Якщо документ про освіту далі проходить нострифікацію, заяву та засвідчену копію з перекладом подають до ДП «Інформаційно-іміджевий центр» МОН у Києві на вул. Павловській, 26/41, попередньо зареєструвавшись на naric.in.ua.

Типовий сценарій: документ для країни без конвенції

Ситуація: людині потрібна легалізована довіреність для держави, яка не є учасницею конвенції. Кроки: нотаріус оформлює довіреність, Міністерство юстиції України засвідчує підпис нотаріуса, ДКС МЗС підтверджує відмітку Мін’юсту, консульство країни призначення ставить фінальне підтвердження та стягує збір. Результат: документ приймається за призначенням, а загальний строк залежить від черги всіх трьох інстанцій.

Якщо ж країна призначення учасниця конвенції, той самий маршрут виглядає інакше: нотаріус, потім апостиль Мін’юсту, і все. Різниця в два-три тижні очікування і в кількох окремих платежах.

Апостиль vs легалізація: що обрати

Вибір робить не заявник, а країна призначення. Перевірте статус держави за таблицею HCCH, і подальший маршрут стане очевидним. Якщо апостиль, підготуйте оригінал або засвідчену копію, платіжну інструкцію та заяву і звертайтеся до компетентного органу за типом документа. Якщо легалізація, закладайте час на три етапи та окремі збори.

Обидві процедури можна пройти самостійно, але помилка на будь-якому етапі коштує повторного оформлення. Якщо потрібна допомога з апостилем на українські документи, огляд послуг є на головній сторінці апостиль на документи в Україні. Головне правило одне: спершу країна, потім процедура, і тільки потім переклад.

Див. також

• Партнерська програма співпраці
• Партнерська програма 30 %