Апостиль МВС та МЗС: які документи і де ставити

Апостиль МВС та МЗС: хто за що відповідає

Апостиль - це штамп, який підтверджує справжність підпису, посади та печаті на офіційному документі для країн Гаагської конвенції 1961 року. Україна приєдналася до конвенції 2 квітня 2003 року, і з 22 грудня 2003 року вона діє для наших документів. Головна плутанина починається далі: люди шукають «апостиль МВС» або «апостиль МЗС», не розуміючи, що один і той самий штамп ставлять різні міністерства. Вибір органу залежить не від вашого бажання, а від того, хто видав документ. Помилкове звернення до іншого відомства означає відмову і втрачені тижні. Тому перше, що треба зробити - правильно визначити компетенцію. І ще одне: цей матеріал підготувала приватна компанія (ФОП Чмир Ірина Павлівна), ми не державний орган і не видаємо документи від імені держави, а лише роз’яснюємо процедуру.

Розподіл повноважень закріплений постановою КМУ від 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля». За нею апостиль проставляють МЗС, МВС, МОН, Мінфін, Мін’юст, Державна міграційна служба та Державна податкова служба України. Кожне відомство працює лише з документами, які воно саме видає або які належать до його сфери.

Що апостилює МВС України

Міністерство внутрішніх справ України ставить апостиль на власні документи: передусім на витяг про відсутність судимості та довідку про наявність водійського посвідчення. Ці папери найчастіше потрібні для працевлаштування, шлюбу чи обміну прав за кордоном. Витяг про відсутність судимості видає Департамент інформатизації МВС, і саме його зазвичай несуть на апостилювання. Прийом документів в органі забезпечує Головний сервісний центр МВС України, тож саме через його підрозділи найзручніше подавати заяву.

Зверніть увагу на обмеження. Апостиль не проставляється на оригіналах документів, що посвідчують особу, військових квитках, трудових книжках, дозволах на носіння зброї та свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах). Не апостилюють також нормативно-правові акти та листування. Тому на сам паспорт або техпаспорт штамп не поставлять, навіть якщо дуже просити.

Що апостилює МЗС України

Міністерство закордонних справ України працює з документами, що виходять від судів, державних архівних установ та органів інших міністерств за компетенцією. Сюди потрапляють, наприклад, архівні довідки та судові документи. Якщо документ видав орган юстиції, суд або нотаріус, апостиль ставить Міністерство юстиції України, а не МЗС - це часта точка плутанини.

Для наочності зведемо розподіл у таблицю.

Правила проставлення апостиля: чинний наказ

Правила проставлення апостиля затверджені спільним наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну та Мін’юсту від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5, зареєстрованим у Мін’юсті 21.03.2023 за № 478/39534. Саме цією редакцією керуються всі уповноважені органи, тому текст наказу варто перевіряти в реєстрі на zakon.rada.gov.ua перед подачею документів.

Окремий нюанс: оригінали документів установ колишніх союзних республік СРСР (крім документів про освіту УРСР) не приймаються для проставлення апостиля. Якщо у вас радянська довідка, спершу доведеться отримати її сучасний аналог або архівну копію. Також Україна не проставляє апостиль на документах, виданих у Криму після 17.03.2014, про що попереджає навіть німецьке посольство на своєму сайті (перевірено 13.09.2026).

Документи для проставлення апостиля в МВС

Перелік короткий, але без нього заяву не приймуть. За правилами подаються:

• оригінал документа або його копія, засвідчена в установленому порядку;
• платіжна інструкція про оплату послуги;
• заява від особи, яка подає документи;
• документ, що посвідчує особу.

Громадяни за кордоном можуть оплатити послугу в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Укрексімбанк» на рахунок Держказначейства. Розмір плати уточнюйте в конкретному органі на момент подання, адже тарифи переглядаються.

Повний цикл оформлення: хто що робить

Повний цикл у розумінні правил означає, що заявник проходить усі етапи: перевірка документа, оплата, заява, подача, отримання. Орган перевіряє заяву і сам проставляє штамп, але підготовку документів ніхто не зробить за вас. Якщо діяти самостійно, ви збираєте оригінал, квитанцію про оплату послуги та заяву на проставлення апостиля і подаєте їх до МВС або МЗС залежно від компетенції. Якщо ж залучаєте посередника, він виконує ті самі кроки від вашого імені за довіреністю, а ви отримуєте готовий документ.

Для порівняння: у Великій Британії легалізацією займається Legalisation Office, який перевіряє підписи, штампи та печаті і проставляє апостиль (джерело: gov.uk, перевірено 14.09.2026). Тарифи там підтверджені HCCH: 45 фунтів поштою, 35 фунтів за електронний апостиль і 100 фунтів за терміновий обмежений формат (джерело: hcch.net, перевірено 14.09.2026). Українська система працює схоже за логікою, але з іншими тарифами, які уточнюються в кожному органі.

Оформлення з-за кордону і доставка

Якщо ви за кордоном, документи можна надіслати поштою або передати через представника за довіреністю. Довірена особа подає заяву і забирає готовий документ, а вам залишається лише організувати доставку. Для архівних документів Державна архівна служба приймає поштові відправлення та повертає папери перевізником за рахунок відправника. Переклад документа на мову країни призначення, якщо він потрібен, теж можна замовити без особистого візиту.

Цікаво, що електронні апостілі вже працюють у світі: британський e-apostille прийняли влади Італії, Нідерландів, Панами та Філіппін, а понад 100 країн-учасниць конвенції мають їх приймати (джерело: gov.uk, перевірено 14.09.2026). Україна поки що рухається до цього через гід Дія, але паперовий штамп залишається основним форматом.

Процедура покроково

Спершу переконайтеся, що документ дійсний і виданий тим органом, куди ви йдете. Потім оплатіть послугу і збережіть квитанцію про оплату послуги. Далі подайте заяву на проставлення апостиля разом із документом та платіжною інструкцією. Звичайне надання послуги займає 2 робочі дні, а при продовженні розгляду - до 20 робочих днів. Строк фактично залежить від черги органу, тож плануйте з запасом перед подачею документів за кордон.

Сценарій: апостиль на витяг про відсутність судимості

Ситуація: людина готує документи для працевлаштування за кордоном і має витяг про відсутність судимості від Департаменту інформатизації МВС. Кроки: переконується, що витяг свіжий і з QR-кодом, оплачує послугу, подає заяву з оригіналом та квитанцією до МВС. Результат: за звичайної черги апостиль з’являється через 2 робочі дні, при продовженні розгляду - до 20 робочих днів. Далі документ за потреби перекладається і надсилається роботодавцю.

Для порівняння з німецькою процедурою: апостиль на німецьку справу про відсутність судимостей (Führungszeugnis) ставиться у відділі «Апостиль та управління дебіторською заборгованістю» BFAA, і заявку на апостиль можна подати онлайн одночасно із замовленням самої довідки у Федеральному відомстві юстиції (джерело: ukraine.diplo.de, перевірено 13.09.2026). Український витяг МВС такої «вбудованої» опції не має, тому апостиль замовляється окремо.

Типові помилки

Найчастіша помилка - звернення не в той орган: з довідкою МВС ідуть до МЗС і отримують відмову. Друга - спроба апостилювати документ, який взагалі не підлягає апостилю, наприклад трудову книжку. Третя - подання копії без належного засвідчення або без квитанції про оплату. Перед подачею звірте все за правилами наказу № 125/209/293/139/999/5.

Де дізнатися більше

Якщо ваш документ - свідоцтво про народження, читайте окремий матеріал про апостиль на свідоцтво про народження. Для дипломів і атестатів є детальний гід про апостиль на диплом та документи про освіту. Загальний огляд процедури та органів - на головній сторінці про апостиль на документи в Україні.

Див. також

• Партнерська програма співпраці
• Партнерська програма 30 %

Пов’язані сторінки

• Апостиль у Міністерстві юстиції — якщо документ належить до компетенції Мін’юсту.