Апостиль у Міністерстві юстиції: порядок та контакти

Які документи апостилює Міністерство юстиції України

Мінюст проставляє апостиль на документах органів юстиції, судів та нотаріусів. Це, наприклад, нотаріально посвідчені довіреності, згоди на виїзд дитини, заяви, копії документів, а також судові рішення та довідки, видані судами. Такий розподіл повноважень закріплено постановою КМУ від 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля».

Головна помилка заявників: принести документ не в той орган. Апостиль на свідоцтвах про народження, шлюб чи смерть проставляє ДРАЦС, на архівних довідках і витягах: Державна архівна служба України, на освітніх документах: МОН. Загалом в Україні апостиль проставляють сім відомств: МЗС, МВС, МОН, Мінфін, Мін’юст, Державна міграційна служба та Державна податкова служба, кожне за своєю компетенцією (перелік за даними нормативних актів на порталі zakon.rada.gov.ua, перевірено 13.09.2026). Щоб не стояти в черзі двічі, звірте тип свого документа з таблицею нижче або почніть з огляду всіх варіантів на головній сторінці про апостиль на документи в Україні.

Хто може звернутися за послугою

Заяву подає сам власник документа або його представник за нотаріально посвідченою довіреністю. Для документів про народження дитини звертаються батьки: якщо вам потрібен апостиль саме на свідоцтві про народження, деталі розібрані в окремому матеріалі про апостиль на свідоцтво про народження. Юридичні особи діють через керівника або уповноважену особу.

Умови надання послуги

Послугу надають за таких умов: документ виданий в Україні, належить до компетенції Мін’юсту, має читабельний текст без пошкоджень, підпис і печатку можна ідентифікувати. Правила проставлення апостиля затверджені спільним наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну та Мін’юсту від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5, і саме цим документом варто звірятися у спірних ситуаціях.

Засвідчення нотаріальних документів у Мін’юсті

Нотаріальні документи мають свою специфіку: Мінюст не перевіряє зміст довіреності чи згоди, а підтверджує лише те, що підпис на документі справжній, нотаріус на момент посвідчення мав повноваження, а печатка відповідає зразку. Саме тому апостиль не ставлять на просту ксерокопію: документ спершу має бути посвідчений нотаріусом, і вже на нього орган юстиції наносить штамп.

Якщо країна призначення просить саме нотаріальну копію документа (так часто буває з дипломами та довідками), порядок такий: нотаріус посвідчує копію, потім копія з апостилем Мін’юсту йде за кордон. Для освітніх документів ця схема розписана окремо в матеріалі про апостиль на диплом та документи про освіту.

Заява та пакет документів

Для подання потрібні чотири позиції: оригінал документа, заява про проставлення апостиля, документ, що посвідчує особу, і документ про оплату послуги. Заява пишеться просто, зразок надають у підрозділі, що приймає документи. Якщо документ виданий давно або в іншому регіоні, окрема нотаріальна копія зазвичай не потрібна: апостиль ставлять на оригінал, а орган перевіряє підпис і печатку за наявними зразками та реєстрами.

Ситуація: диплом видано у Львові, а ви живете в Києві. Кроки: переконуєтеся, що документ належить до компетенції Мін’юсту (нотаріальна копія диплома підпадає під Мінюст, оригінал диплома: до МОН), готуєте пакет документів, подаєте заяву. Результат: апостиль на тому документі, який вимагає країна призначення, без поїздки в регіон видачі.

Строк та вартість

За документи органів юстиції, судів і нотаріусів сплачується збір у розмірі 0,03 прожиткового мінімуму для працездатних осіб за один документ. Конкретну суму в гривнях рахуйте на дату оплати, бо прожитковий мінімум переглядають щороку. Строк розгляду заяви визначено правилами проставлення апостиля, точну тривалість уточнюйте при поданні.

Звільнення від сплати за апостиль

Збір сплачують не всі заявники: чинне законодавство передбачає випадки, коли особа звільняється від оплати послуги. Перелік таких категорій та підстав визначається нормативними актами, і його варто перевірити безпосередньо перед поданням документів, бо правила переглядають. Якщо ви вважаєте, що маєте право на звільнення, повідомте про це при поданні заяви та майте при собі документ, що підтверджує відповідну підставу: без нього підрозділ прийме оплату на загальних умовах.

Відмова та як її оскаржити

У послузі відмовлять, якщо документ не підпадає під компетенцію Мін’юсту, виданий іншою державою, має виправлення, пошкодження або нечитабельні печатку, чи якщо відсутній документ про оплату послуги. Відмова має бути письмовою, з мотивами.

Оскаржити відмову можна двома шляхами: скаргою до керівництва Мін’юсту або зверненням у порядку Закону України «Про звернення громадян». Якщо відмова неправомірна, документ приймають на повторне розглядання після усунення причин, наприклад після оплати або заміни пошкодженого оригінала.

Виправлення помилки в апостилі

Якщо в апостилі виявили помилку в імені, даті чи назві органу, зверніться до підрозділу, який його проставив: штамп із помилкою анулюють і оформлять новий. Повторна сплата збору в такій ситуації не потрібна, адже помилка допущена органом, а не заявником. Тому перевіряйте всі дані на штампі ще на місці, до виходу з будівлі.

Онлайн-замовлення та перевірка апостиля

Частину послуг можна отримати онлайн через Портал Дія: там розміщений покроковий гайд щодо проставлення апостиля на документах органів юстиції, судів та нотаріусів. Порядок ведення електронного реєстру апостилів затверджено постановою КМУ від 04.11.2015 № 890.

Перевірка для приймаючої сторони за кордоном виглядає так: на штампі апостиля є QR-код або номер запису, за яким у електронному реєстрі апостилів можна знайти дату проставлення, орган і дані документа. Це безкоштовний спосіб підтвердити справжність апостиля без запитів до українських відомств.

Країни Гаазької конвенції та консульська легалізація

Апостиль діє лише в країнах Гаазької конвенції 1961 року. Повний перелік держав-учасниць публікує Гаазька конференція з міжнародного приватного права, і перед подачею документів його варто звірити з країною призначення.

Якщо країна не учасник конвенції, апостиль не підійде: потрібна консульська легалізація через МЗС та консульство країни призначення. Це довша процедура з іншими вимогами, тому питання варто вирішити ще до нотаріального посвідчення документів.

Як апостилюють документи в інших країнах

Порядок у різних державах відрізняється, і це корисно знати, якщо документи готуються для кількох країн. У Казахстані апостиль на документах органів юстиції, РАЦС і нотаріусів проставляють департаменти юстиції областей та міст Астана, Алмати й Шимкент, причому за принципом екстериторіальності: звертатися можна до будь-якого департаменту незалежно від місця видачі документа (джерело: нормативна база adilet.zan.kz, перевірено 12.09.2026).

У Німеччині є окрема онлайн-процедура для довідки про відсутність судимостей: апостиль на цю довідку замовляється онлайн у відомстві BFAA ще до звернення до Федерального відомства юстиції (за даними німецького посольства в Україні, перевірено 13.09.2026). Якщо ви готуєте документи саме для Німеччини, врахуйте цю послідовність, щоб не пройти процедуру двічі.

Що далі

Якщо готуєте пакет документів для навчання чи працевлаштування за кордоном, корисним буде матеріал про апостиль на диплом та документи про освіту: там розібрано, які освітні документи йде до МОН, а які до Мін’юсту у формі нотаріальних копій.

Див. також

• Партнерська програма співпраці
• Партнерська програма 30 %

Пов’язані сторінки

• Апостиль МВС і МЗС — якщо документ не з компетенції Мін’юсту.