Апостиль в Україні: все про оформлення

ФОП Чмир Ірина Павлівна, приватна компанія, не державний орган, не видаємо документи від імені держави. Ця стаття містить інформаційну довідку на основі чинних нормативних актів та офіційних джерел.

Україна приєдналася до Гаагської конвенції 1961 року 2 квітня 2003 року, а конвенція набрала чинності для нашої країни 22 грудня 2003 року з декларацією (d). Апостиль, стандартизована штампа, яка підтверджує автентичність підпису, печатки та посадової особи на офіційних документах для використання в інших країнах-учасниках конвенції. Детальніше про основи легалізації можна прочитати на головній сторінці.

Питання та відповіді про апостиль

Цей розділ збирає ключові відповіді на найпоширеніші запитання щодо проставлення апостиля в Україні. Інформація базується на положеннях Гаагської конвенції 1961 року, яку Україна ратифікувала 2 квітня 2003 року (у силі з 22 грудня 2003 року), а також на даних офіційних порталів «Дія», МОН України та компетентних органів, МЗС, МВС, МОН, Мінфін, Мін’юст, ДМС та ДПС.

Хто має право проставляти апостиль? Сім центральних органів: МЗС, МВС, МОН, Мінфін, Мін’юст, ДМС, ДПС. Розподіл компетенції залежить від типу документа: судові рішення та нотаріальні акти, Мін’юст, освітні документи, МОН та ДП «Інформаційно-іміджевий центр», архівні витяги, Державна архівна служба. Перелік уповноважених органів закріплений наказом № 125/209/293/139/999/5 від 17.03.2023.

Для цих категорій передбачені інші форми легалізації або вони використовуються виключно в Україні. Повний перелік винятків наведений у згаданому наказі.

Як дізнатися актуальний тариф? Офіційні формули розрахунку публікуються на порталі Дія: для фізичних осіб, 0,2 прожиткового мінімуму, для юридичних, 0,35 прожиткового мінімуму. Суми в гривнях змінюються при перерахунку прожиткового мінімуму, тому перед оплатою перевіряйте поточні дані на офіційних ресурсах.

Порядок дій крок за кроком

1. Визначте уповноважений орган за типом документа: судові/нотаріальні/юстиція, Мін’юст, освітні, МОН/ДП «Інформаційно-іміджевий центр», архіви, Державна архівна служба тощо.
2. Підготуйте пакет документів: заява, оригінал або засвідчена копія документа, платіжна інструкція про оплату, документ, що посвідчує особу.
3. Сплатіть держзбір: розмір залежить від категорії заявника (0,2 ПМ для фізосіб, 0,35 ПМ для юросіб). Громадяни за кордоном оплачують через Укрексімбанк на рахунок Держказначейства.
4. Подайте документи особисто, поштою або через уповноважену особу до відповідного органу. Для архівних документів, на адресу вул. Солом’янська, 24, Київ.
5. Отримайте документ з апостилем у встановлені терміни. При поштовій відправці повернення відбувається Новою поштою за рахунок заявника.

Детальні інструкції для кожного типу документів доступні в розділі статей.

Необхідні документи

Список документів за гідом Дія для отримання послуги проставлення апостиля:

• Заява про проставлення апостиля
• Документ про оплату послуги (або про звільнення від оплати)
• Документ, що посвідчує особу
• Оригінал документа (або засвідчена копія)

Для нострифікації іноземних документів про освіту додатково потрібні: засвідчена копія та переклад українською мовою легалізованого документа та додатка до нього, копії паспорту заявника. Попередня реєстрація на naric.in.ua обов’язкова.

Особливості та винятки

Типові помилки та як їх уникнути

• Неправильний вибір органу, перевірте компетенцію за типом документа перед поданням.
• Відсутність засвідченої копії, якщо подаєте копію, вона має бути засвідчена в установленому порядку (нотаріус, видаючий орган).
• Оплата невірної суми, актуальні формули: 0,2 ПМ (фізособи), 0,35 ПМ (юрособи). Перевіряйте за гідом Дія.
• Подача оригіналів паспортів/трудових книжок, апостиль на них не ставлять, готуйте засвідчені копії.
• Ігнорування попередньої реєстрації для нострифікації, без реєстрації на naric.in.ua документи не приймуть.

Сценарій: отримання апостиля на судовому рішенні

Ситуація: фізична особа потребує апостиля на судовому рішенні для використання за кордоном.
Кроки: 1) Перевіряє, що судові документи апостилює Мін’юст. 2) Готує заяву, оригінал рішення, паспорт, платить збира за формулою 0,2 ПМ. 3) Подає документи до Мін’юсту (особисто або поштою). 4) Отримує рішення з апостилем.
Результат: документ легалізовано для країн-учасниць Гаагської конвенції без консульської легалізації.

Чек-лист: документи за першоджерелом

1. Заява, у вільній формі з вказанням даних заявника та призначення документа.
2. Оригінал або копія документа, копія має бути засвідчена нотаріусом або видаючим органом.
3. Платіжна інструкція, з правильним призначенням платежу та актуальною формулою розрахунку (0,2/0,35 ПМ).
4. Документ, що посвідчує особу, паспорт громадянина України або інший допустимий документ.
5. Для нострифікації, додатково: переклад українською, легалізований оригінал, копії паспорту, реєстрація на naric.in.ua.

Деталі роботи з Державною архівною службою

Прийом документів у Державній архівній службі України відбувається за адресою: вул. Солом’янська, 24, м. Київ, 03110 (телефон 044 273-30-54). Графік: прийом, вівторок і четвер з 09:00 до 12:00, видача, понеділок з 16:00 до 17:00. Документи, надіслані поштою, повертаються Новою поштою за рахунок відправника; на звороті заяви потрібно друкарським способом вказати дані для відправлення.

Див. також

• Довідка про несудимість для роботи за кордоном
• Довідка про несудимість з апостилем: порядок і строки