Довідка про несудимість для Польщі: орган, апостиль, консульство

Що таке довідка про несудимість у Польщі (KRK) і які дані вона містить

Довідка про несудимість у Польщі - це офіційна інформація з Krajowy Rejestr Karny (KRK), Національного кримінального реєстру. За даними урядового портала biznes.gov.pl, установа, відповідальна за надання інформацій з KRK, це Міністерство юстиції Польщі, а безпосередньо приймає запити та видає документи Інформаційне бюро Національного кримінального реєстру і його пункти інформаційні (перевірено у вересні 2026 року).

Право на запит має не лише сама людина. Згідно з інформацією на biznes.gov.pl, кожна фізична особа та кожен суб’єкт колективний має право отримати інформацію з KRK. Це означає, що запит можна подати і про іншу людину, якщо мета запиту це дозволяє: так роблять, наприклад, роботодавці та установи, які перевіряють кандидатів.

За змістом довідка буває двох типів. Перший: документ із записами, де перелічені засудження, які ще не погашені та не зняті. Другий: довідка про те, що особа «не підлягає запису» в реєстрі, тобто судимостей немає або вони вже погашені. Для роботодавця чи консульства обидва варіанти є повноцінними відповідями: «чиста» довідка не означає відмову у видачі, вона просто фіксує відсутність даних.

У запиті та в самій довідці фігурують ідентифікаційні дані особи. Для тих, хто має польський ідентифікатор, це PESEL: саме за цим номером реєстр однозначно знаходить людину. Якщо PESEL відсутній (наприклад, ви отримували довідку як іноземець без польського ідентифікатора), використовуються дані паспорта. Тому перед поданням запиту перевірте, які саме дані ви вказали: помилка в одній літері прізвища або в номері документа призводить до того, що реєстр «не бачить» людину і видає довідку про іншу особу або взагалі не формує відповідь.

Формат довідки залежить від способу отримання. Електронний документ приходить у вигляді файлу XML, підписаного безпечним електронним підписом. На урядовому порталі gov.pl прямо вказано: роздруківка такого файлу не є офіційним документом. Паперовий варіант із печаткою видають у пунктах обслуговування. Для більшості іноземних установ потрібен саме паперовий примірник, і цей нюанс краще з’ясувати до подання запиту.

Для чого потрібна довідка KRK

Найчастіше довідку з польського реєстру вимагають у трьох ситуаціях. Перша: працевлаштування або легалізація в третій країні, коли роботодавець чи міграційна служба просить довідки з усіх країн, де ви жили понад певний строк. Друга: навчання, стажування, волонтерські програми, оформлення професійних ліцензій (медики, вчителі, фінансисти). Третя: особисті процедури, шлюб за кордоном, усиновлення, отримання громадянства чи виду на проживання.

Окремий випадок: довідка про несудимість, яку подають в самій Польщі, наприклад українці при оформленні дозволу на роботу. Тут діє інша логіка: потрібна довідка українського зразка з апостилем і присяжним перекладом. Якщо ваша ситуація саме така, зверніться до базової сторінки про довідку про несудимість, а ця стаття стосується дзеркального сценарію: коли довідка потрібна з Польщі для використання деінде.

Практична порада: перед тим як замовляти документ, запитайте в установи-одержувача письмовий перелік вимог. Деякі організації приймають електронну довідку з підписом, інші наполягають на папері з апостилем, треті додатково вимагають переклад. Вимоги різняться навіть усередині однієї країни, і повторне замовлення документа через помилку з форматом коштує і часу, і грошей.

Скільки коштує довідка з Національного кримінального реєстру

Плата за довідку з KRK залежить від способу подання запиту: онлайн через сервіс e-KRK дешевше, ніж подання в пункті обслуговування, а запит з-за кордону через консульські канали може мати власний тариф. Точні суми переглядаються, тому актуальний розмір плати перевіряйте на урядовому порталі gov.pl або на сторінці послуги на biznes.gov.pl на момент подання.

Схема оплати вбудована в саму процедуру. Відповідно до опису послуги на gov.pl, пакет документів складається з двох елементів: запит про надання інформації про особу та підтвердження оплати. Ви заповнюєте запит, система або пункт обслуговування генерує реквізити, ви сплачуєте, і квитанція додається до запиту. Без підтвердження оплати запит не рухається далі, тож не відкладайте оплату «на потім», якщо подаєте документи в дедлайн.

Окремий бюджет закладіть на супутні послуги, якщо довідка їде за кордон: апостиль, переклад у присяжного перекладача, кур’єрська доставка. Ці витрати часто перевищують саму плату за довідку, особливо коли потрібна термінова доставка між країнами.

Способи отримання: особисто, за довіреністю, онлайн через e-KRK

Отримати інформацію з KRK можна трьома шляхами, і вибір залежить від того, де ви перебуваєте і який формат документа потрібен.

Спосіб	Де подається	Що потрібно	Коли обирати
Онлайн через e-KRK	Сервіс на gov.pl	Запит про надання інформації, оплата онлайн	Потрібна електронна довідка, ви в Польщі або за кордоном
Особисто	Пункт обслуговування KRK	Запит, підтвердження оплати, документ, що засвідчує особу	Потрібен паперовий примірник, ви в Польщі
За довіреністю	Пункт обслуговування або пошта	Довіреність, запит, підтвердження оплати	Потрібен папір з апостилем, а ви за кордоном

Онлайн через e-KRK найшвидший канал. Запит подається на урядовому порталі, після оплати система формує електронну довідку у вигляді файлу XML із безпечним електронним підписом. Головне обмеження: це електронний документ, і його роздруківка офіційним документом не вважається. Якщо установа-одержувач приймає цифрові документи з кваліфікованим підписом, цього достатньо. Якщо ні, переходьте до паперових каналів.

Особисто в пункті обслуговування підходить тим, хто перебуває в Польщі і якому потрібен паперовий документ. З собою беруть запит про надання інформації про особу, підтвердження оплати та документ, що засвідчує особу: dowód osobisty або паспорт. На gov.pl наголошено, що при особистому поданні посвідчення особи пред’явити обов’язково. Іноземці показують закордонний паспорт, тому саме його номер має збігатися з даними в запиті.

За довіреністю документ отримує повірена особа. Це стандартний вихід для тих, хто вже виїхав з Польщі, але якому потрібен саме паперовий примірник з печаткою. Про те, як правильно скласти довіреність і що в ній обов’язково вказати, нижче.

Як отримати довідку KRK з-за кордону: покрокова інструкція

Типова ситуація: ви кілька років працювали в Польщі, потім переїхали до Канади чи США, і новий роботодавець або імміграційна служба просить довідку про несудимість з кожної країни попереднього проживання. В’їжджати в Польщу заради одного папірця не потрібно. Ось робочий сценарій.

Крок 1. Визначте формат, який приймає установа-одержувач. Напишіть або зателефонуйте туди, куди подаєте документи, і уточніть: чи приймають електронну довідку з електронним підписом, чи потрібен папір з апостилем, чи потрібен переклад і який саме. Від відповіді залежить уся подальша схема.

Крок 2. Якщо достатньо електронної довідки, подайте запит через сервіс e-KRK на gov.pl самостійно, з будь-якої точки світу. Знадобиться заповнити запит про надання інформації про особу та сплатити плату онлайн. Документ прийде файлом із підписом.

Крок 3. Якщо потрібен паперовий документ, оформіть довіреність на людину, яка перебуває в Польщі (родич, друг, колега). У довіреності зазначте: повні прізвище, ім’я та дату народження довірителя, ваш PESEL, якщо він у вас є, ті самі дані повіреного, а також чітке повноваження: подати запит до KRK, отримати довідку, поставити апостиль, якщо потрібно, та передати документ. Довіреність можна скласти в простій письмовій формі, але надійніше нотаріальна: деякі пункти обслуговування ставляться до неї уважніше.

Крок 4. Повірений подає запит у пункті обслуговування KRK або надсилає поштою, додаючи запит про надання інформації про особу, підтвердження оплати та довіреність. При особистому поданні повірений пред’являє власний документ, що засвідчує особу.

Крок 5. Апостиль. Якщо країна призначення вимагає апостиль, повірений відносить довідку до Міністерства закордонних справ Польщі: за інформацією відомства, апостиль на довідки з KRK ставиться тільки там, і жоден інший орган цю функцію не виконує.

Крок 6. Доставка. Документ із апостилем повірений надсилає вам кур’єрською службою. Закладайте на міжнародну доставку кілька днів і обирайте спосіб із трекінгом: оригінал довідки з апостилем відновлювати доведеться заново.

Чеклист документів для цього сценарію, за даними урядового порталу gov.pl:

1. Запит про надання інформації про особу (форма з порталу).
2. Підтвердження оплати збору за довідку.
3. Копія вашого документа, що засвідчує особу (закордонний паспорт; PESEL, якщо є).
4. Довіреність із повними даними довірителя та повіреного.
5. Документ, що засвідчує особу повіреного (при особистому поданні).
6. Конверт або дані кур’єрської служби для зворотної доставки.

Термін дії довідки та скільки часу займає оформлення

Єдиного «терміну придатності», прописаного в законі, у довідки з KRK немає. Документ фіксує стан реєстру на момент видачі, а питання про те, наскільки свіжою має бути довідка, вирішує установа, яка її запитує. На практиці більшість органів приймають документи віком від трьох до шести місяців, але бувають і жорсткіші вимоги, тому єдине надійне джерело відповіді: сама установа-одержувач.

Щодо швидкості оформлення карти така. Електронна довідка через e-KRK формується автоматично після підтвердження оплати, без черг і очікування на листи. Паперову видають у пункті обслуговування при поданні або протягом короткого часу після запиту поштою. Якщо працюєте через довіреність, додайте до цього час на оформлення самої довіреності, пересилання документів і, за потреби, апостиль у МЗС. Плануйте загальний термін із запасом: коли в ланцюжку беруть участь дві країни та пошта, дедлайн «до завтра» майже гарантовано зірветься.

Окремо про дати в документах. Якщо установа-одержувач вимагає, щоб довідка була видана не раніше певної дати, рахуйте цей строк від дати видачі довідки, а не від дати апостиля чи перекладу. І навпаки: деякі організації перевіряють свіжість за апостилем. З’ясуйте, яку дату рахує саме ваш отримувач, ще на етапі уточнення вимог.

Апостиль на довідку KRK: коли потрібен і де ставити

Апостиль потрібен тоді, коли довідка з Польщі подається до країни, що є учасницею Гаазької конвенції, і ця країна не відмовилася від вимоги легалізації для польських документів. Апостиль це спеціальний штамп, який підтверджує справжність підписа та печатки на документі, щоб іноземний орган міг йому довіряти без додаткових процедур.

Ключове правило: апостиль на довідку з KRK ставиться тільки в Міністерстві закордонних справ Польщі. Не в Міністерстві юстиції, яке веде реєстр, не в воєводському офісі, не в консульстві. Цю вимогу підтверджують і портал gov.pl, і сторінки Міністерства юстиції: за даними відомств, апостиль на довідки з Національного кримінального реєстру проставляє виключно МЗС (перевірено у вересні 2026 року).

Зверніть увагу на два практичні нюанси. Перший: апостиль ставиться на оригінал паперової довідки з печаткою. Електронний документ із підписом у цій процедурі не бере участі, тому якщо вам потрібен апостиль, одразу обирайте паперовий канал отримання. Другий: якщо документ іде до країни, яка не приєдналася до Гаазької конвенції, замість апостиля знадобиться консульська легалізація, і схему треба уточнювати окремо, бо вона довша і проходить через кілька інстанцій.

Переклад довідки KRK: якою мовою видається і як перекладати

Довідка з Національного кримінального реєстру видається тільки польською мовою. Виняток один: багатомовний формуляр, але, за інформацією на gov.pl, він доступний лише для громадян Польщі і тільки за окремим запитом. Тобто українцю, який отримував довідку в Польщі як іноземець, слід розраховувати на документ польською мовою і планувати переклад.

Правила перекладу визначає країна призначення, а не Польща. У більшості випадків потрібен присяжний (сертифікований) перекладач: у країні, куди подається документ, або іноді присяжний перекладач польської мови, акредитований у цій країні. Звичайний переклад від бюро без присяги часто не приймають, особливо консульства та суди. Перед замовленням перекладу запитайте в установи, чи має їх перелік акредитованих перекладачів: це знімає ризик, що роботу доведеться робити двічі.

Ще один момент, про який забувають: перекладати зазвичай треба не лише саму довідку, а й апостиль. Штамп містить текст польською, і установа-одержувач має розуміти, що саме він підтверджує. Деякі перекладачі включають апостиль у переклад автоматично, інші просять вказати це окремо, тому при замовленні прямо скажіть: перекладаю довідку з KRK разом з апостилем.

І останнє: не перекладайте документ «про запас», поки не знаєте вимог. Якщо установа приймає електронну довідку з підписом без перекладу або має власного внутрішнього перекладача, гроші на присяжний переклад будуть витрачені дарма. Послідовність завжди одна: спершу вимоги отримувача, потім апостиль, потім переклад.

Див. також

• Довідка про несудимість у Нідерландах (VOG)

Схожі сторінки

• Portugaliya
• Shvetsiya