Апостиль у Львові: де поставити і скільки це коштує

Апостиль у Львові ставити не треба: в Україні штамп ставлять лише центральні відомства в Києві, а львів’янину залишається правильно підготувати документи й подати їх через представника або поштою. У цьому матеріалі розібрано, який орган відповідає за який документ, чим Гаазька конвенція 1961 року визначає всю процедуру, скільки часу займає кожен етап і як отримати штамп, не виїжджаючи зі Львова. Повний огляд послуг і схем оформлення зібрано в розділі Усі послуги з апостиля.

Що таке апостиль і навіщо потрібна Гаазька конвенція 1961 року

Апостиль - це спеціальний штамп прямокутної форми, який підтверджує справжність підпису, статус особи, що підписала документ, і справжність печатки. Своєю появою він зобов’язаний Гаазькій конвенції 1961 року, яка скасувала вимогу консульської легалізації між країнами-учасницями: замість довгого ланцюжка візитів до консульств достатньо одного штампа.

Україна приєдналася до цієї конвенції у 2003 році. Відтоді документи з апостилем визнають у понад сотні держав, зокрема в Німеччині, Канаді, Японії та Бразилії. Але конвенція діє лише між країнами-учасницями. Якщо документ призначений для держави, яка не приєдналася до конвенції, апостиль не матиме сили, і знадобиться класична консульська легалізація.

Штамп не підтверджує зміст документа. Він не робить диплом «справжнім» в очах німецького університету і не перевіряє оцінки: його завдання вузьке, підтвердити, що підпис і печетка на документі справжні, а посадова особа мала право цей документ підписувати.

Яке міністерство проставляє апостиль на ваш документ

В Україні немає єдиного вікна: за типами документів відповідають різні відомства. Якщо подати диплом до Мін’юсту або свідоцтво про шлюб до МОН, у прийомі відмовлять. Зведена схема виглядає так:

Документ	Орган, який проставляє апостиль
Дипломи, атестати, академічні довідки, свідоцтва про навчання	Міністерство освіти і науки (МОН)
Довідки про несудимість, інші документи МВС	Міністерство внутрішніх справ (МВС)
Свідоцтва ЗАГС: про народження, шлюб, смерть, зміну імені	Міністерство юстиції (Мін’юст) через ДП «Документ»
Нотаріально посвідчені документи, судові рішення, довідки видані органами влади	Міністерство юстиції (Мін’юст)
Документи, видані МЗС, а також решта державних паперів поза компетенцією інших відомств	Міністерство закордонних справ (МЗС)
Трохи пояснень до таблиці. МОН працює з усім, що стосується освіти: дипломи бакалавра, магістра, атестати про повну загальну середню освіту, документи про підвищення кваліфікації. МВС апостилює власні документи та ті, що не потрапили в сферу інших міністерств. Через державне підприємство ДП «Документ» воно приймає документи ЗАГС і нотаріальні папери. Саме сюди йде більшість побутових запитів: свідоцтво про народження для дитини, що народилася за кордоном, або свідоцтво про шлюб для шлюбу з іноземцем. Крім того, МВС відповідає за довідки про несудимість, які в Австрії видає Strafregisteramt при Bundespolizeidirektion Wien, і за свої внутрішні документи.

Окрема тонкість: довідка про несудимість для багатьох країн потрібна не з апостилем на оригіналі, а в комплекті з додатковими документами. Детальніше про цей випадок розказано на сторінці довідка про несудимість.

Способи апостилювання: класичний, подвійний, під вимоги країни

Перед подачею варто визначити схему, бо від неї залежить і строк, і кількість відомств, які доведеться пройти.

Класичний апостиль на оригіналі. Штамп ставлять просто на оригінал документа. Це найпростіший і найпоширеніший варіант, його вимагають більшість країн-учасниць конвенції для документів ЗАГС, довідок і нотаріальних копій.

Подвійний апостиль. Тут на одному документі ставлять два штампи. Спершу апостиль ставиться на оригінал, потім документ перекладають, а переклад посвідчує нотаріус. Другий апостиль ставлять уже на нотаріальний запис. Таку схему вимагають окремі країни, наприклад Італія для частини документів, тому вимоги приймаючої сторони варто перевірити до замовлення.

Апостиль «під вимоги країни». Деякі держави мають власні умови. Наприклад, апостиль ставлять лише на певних версіях документа або вимагають посвідчення перекладу присяжним перекладачем уже на місці. Схема залежить від конкретної країни, і саме тут найчастіше помиляються: людина апостилює документ, якого приймаюча сторона про це не просила, або пропускає обов’язковий крок.

Кому і наскільки реально ставити апостиль у Львові без поїздки до Києва

Коротка відповідь: усім, і поїздка не потрібна. Жодне українське міністерство не має «апостильного вікна» у Львові, всі штампи ставлять лише в Києві. Тому завдання львів’янина спрощується: правильно визначити орган і схему, а фізичну подачу виконати через представника або кур’єра, через перевізника або кур’єра.

Практичний сценарій виглядає так. Допустимо, у вас свідоцтво про шлюб, видане львівським РАЦСом, і весілля з громадянином Іспанії. Документ йде до Мін’юсту, точніше до ДП «Документ». Ви передаєте оригінал свідоцтва перевізником до Києва, там його апостилюють, і готовий документ повертається у Львів тією ж службою. Ваша участь обмежується відправкою та отриманням посилки.

Так само працює диплом для роботи в Польщі або Чехії: документи освіти проходять МОН, і знову ж таки без особистого візиту до столиці. Якщо ж апостиль треба поставити особисто в Києві, наприклад через термінові строки подачі, порядок оформлення в столиці детально описано на окремій сторінці апостиль у Києві.

Окремо про без візиту ризики: відправляйте тільки оригінали надійною службою з описом вкладення та зберігайте квитанцію. Пошкоджений у дорозі документ не апостилюють, і його доведеться відновлювати в органі, який його видав.

Етапи оформлення: від перевірки документа до отримання штампа

Вся процедура розпадається на кілька кроків, і послідовність тут критична, помилка на першому кроці обнуляє всі наступні.

Перший крок: визначити країну призначення і перевірити, чи вона приєдналася до Гаазької конвенції 1961 року. Далі обирають орган за таблицею вище та оглядають сам документ: печатки мають бути чіткими, без ламінації, а написання прізвища має збігатися в усіх паперах. Третій крок — питання перекладу, до або після апостиля, залежно від вимог конкретної країни. Потім подача до відомства або до ДП «Документ» і очікування розгляду. Останній етап: отримання документа зі штампом і доставка назад у Львів.

Окремий випадок: легалізація апостиля через процедуру cherez-diiu, коли документ уже перебуває за кордоном і його треба апостилювати за довіреністю. Про цю схему розповідає окрема сторінка апостиль через дію.

Якщо ви вперше стикаєтеся з процедурою і не впевнені, який орган вам потрібен, огляд усіх уповноважених відомств і принципів розподілу наведено на сторінці хто ставить апостиль.

Ціни та терміни: від чого залежить вартість апостиля

Точна цифра залежить від трьох факторів: органу, типу документа та обраної схеми. Базовий збір за проставлення апостиля в державних відомствах стартує від 500 гривень за документ, але фінальна сума складається з кількох частин:

• адміністративний збір відомства за сам штамп; сума залежить від органу, наприклад МОН, МЗС чи Мін’юсту;
• послуга подачі та супроводу, якщо документ подаєте не особисто;
• переклад документів, якщо він потрібен за вимогами країни;
• нотаріальне посвідчення перекладу, для схем із подвійним апостилем;
• доставка документів туди і назад.

Щодо строків. Найшвидше апостиль ставлять на документах МЗС і МВС: зазвичай це лічені робочі дні. Документи через Мін’юст і ДП «Документ» ідуть кілька робочих днів, тож плануйте подачу з невеликим запасом. Найдовше триває апостиляція дипломів у МОН: розгляд може розтягнутися на тижні. У липні та серпні, у розпал вступних кампаній, строки подовжуються в усіх відомствах, бо потік заяв зростає в рази.

Актуальні тарифи та деталі розрахунку по кожній послузі зібрано в розділі Усі послуги з апостиля.

Відмова в апостилі, документи без апостиля та термін дії штампа

Отримати відмову неприємно, але в переважній більшості випадків її можна передбачити заздалегідь. Ось типові причини, які називають самі відомства:

• документ пошкоджений: ламінація, надриви, виправлення чи олівцеві позначки;
• ПІБ у документі не збігається з даними реєстрів, особливо після транслітерації або зміни прізвища;
• відсутній обов’язковий підпис або печатка, або документ підписала особа без відповідних повноважень на момент підписання;
• документ поза компетенцією міністерства, куди його подали;
• документ виданий не в Україні або не має статусу офіційного.

Що робити після відмови: по-перше, отримати письмову мотивацію, по-друге, усунути причину. Пошкоджений документ відновлюється в органі, який його видав: свідоцтво ЗАГС у РАЦСі, диплом у закладі освіти. Розбіжності в ПІБ іноді вирішуються довідкою про зміну імені або правильно оформленою нотаріально посвідченою копією. Після усунення причини документ подається повторно.

Тепер про те, на що штамп взагалі не ставлять. Апостиль не проставляють на документи, видані іноземними державами, і на паспорти як посвідчення особи. Не підпадають під процедуру й папери, що мають характер листування або комерційних операцій: контракти, рахунки, накладні. Окрема історія з документами, підписаними без посвідчення офіційною особою, — на них апостиль теж не чекають. Для комерційних паперів діє окрема процедура на рівні торгових палат.

Скільки діє сам штамп: формально безстроково, закон не обмежує строк його дії. На практиці все інше вирішує приймаюча установа. Університет може вимагати, щоб диплом був апостильований не пізніше ніж за рік до подачі. Консульство щодо довідки про несудимість майже завжди обмежує строк її видачі кількома місяцями. Тому питання «наскільки свіжий має бути документ» ставте не відомству, а організації, куди подаєте папери.

Короткий практичний план для львів’янина

Спершу визначте країну призначення та її вимоги до апостиля. Далі знайдіть свій документ у таблиці органів: ДП «Документ» працює з документами ЗАГС, МОН — з освітніми, МЗС чи МВС — з рештою паперів. Перевірте фізичний стан оригінала, адже пошкоджені сторінки можуть стати підставою для відмови. Вирішіть питання перекладу та подайте документи через представника або поштою до потрібного відомства. Готовий документ ви отримаєте у Львові, і жоден крок цієї схеми не вимагає вашої присутності в Києві.

Якщо документа в переліку немає або вимоги країни здаються суперечливими, почніть з огляду Усі послуги з апостиля. Там розібрані нестандартні випадки. Окремо наведено схеми для країн, які апостиль не приймають.

Див. також

• Партнерська програма співпраці
• Партнерська програма 30 %