Про нас

Apostilla.com.ua, це приватна компанія, а не державний орган. Ми не МВС, не Мін’юст і не видаємо офіційних документів: довідку про несудимість, свідоцтва та штамп «апостиль» ставлять уповноважені відомства України. Наша роль інша: інформаційний та консультаційний супровід на кожному етапі, від заповнення заявки до отримання готового документа вдома або за кордоном. На головній сторінці зібрано всі напрями роботи, а перелік документів, які приймають в обробку, наведено в розділі документи.

Апостиль документів в Україні

Штамп «апостиль» підтверджує справжність підпису, повноваження особи, що підписала документ, і автентичність печаті. Він потрібен, щоб український документ мав юридичну силу в країнах Гаагької конвенції 1961 року. В Україні апостиль ставлять різні відомства, кожне за своїм типом документів: документи про освіту, документи, видані органами юстиції та ЗАГС, а також низку інших офіційних паперів, за які відповідає Міністерство закордонних справ України. Помилка у виборі відомства, це найчастіша причина втрачених тижнів: документ просто повертають без штампа.

Строки апостиля за відомствами: від чого залежать

Єдиного строку для всіх відомств не існує: МОН, Мін’юст і МЗС обробляють документи за власними регламентами, а підсумковий час залежить від типу документа, завантаженості відомства та сезону. Пікові періоди перед вступом до університетів майже завжди довші. Актуальний строк варто перевіряти безпосередньо перед подачею на сайті відомства, яке відповідає за ваш документ, або уточнити в консультанта: ми підкажемо, до якого органу звертатися саме у вашому випадку.

Апостиль на документи про освіту

Апостиль на диплом, атестат чи додаток до диплома ставлять на оригінал документа. Посольства та приймаючі вузи найчастіше просять штамп «апостиль» не лише на самому дипломі, а й на додатку з оцінками, тому плануйте обидва документи одразу. Якщо оригінал втрачено або ім’я в документі не збігається з паспортом, спершу доведеться вирішити це питання: отримати дублікат або офіційне підтвердження збігу, і лише потім ставити апостиль.

Афідевіт замість апостиля: коли його вимагають

Афідевіт - це письмова заява під присягою, яку окремі посольства приймають замість апостиля. Таке буває, коли країна призначення не приєдналася до Гаагької конвенції або коли йдеться про документ, на який штамп не ставиться взагалі. Апостиль і афідевіт не взаємозамінні за змістом: перший підтверджує справжність документа, другий є особистим засвідченням фактів. Перед подачею перевірте вимоги конкретного посольства: списки документів у них різняться, і орієнтуватися на «загальну практику» ризиковано.

Подача поштою або через представника документів онлайн

Так, оформити апостиль можна без особистого візиту до Києва. Ви відправляєте документи службою доставки, ми готуємо їх до подачі, передаємо у відомство, отримуємо готові папери та висилаємо назад на зручне для вас відділення, зокрема за кордон міжнародною доставкою.

Що підготувати до відправки

1. Оригінал документа, на який потрібен штамп «апостиль».
2. Копію паспорта або іншого документа, що підтверджує особу, якщо вона потрібна для заявки.
3. Контактний телефон та email для зв’язку і повідомлень про статус.
4. Адресу відділення служби доставки для зворотного відправлення.
5. Опис вкладення або короткий супровідний лист із переліком документів.

Як відстежувати статус обробки

Після подачі ви отримуєте контакт менеджера, який веде вашу справу. Статус оновлюється повідомленням на email або в месенджері на кожному етапі: прийом, подача до відомства, отримання, відправка назад. Коли пакет уже в дорозі, відстежуйте його за номером накладної служби доставки. Якщо відомство повертає документ без штампа, ми повідомляємо про причину одразу, а не після завершення всього циклу.

Довідка про несудимість терміново

Прискорене оформлення можливе в межах строків, які встановлює орган, що видає довідку. Найбільше часу зазвичай втрачається не на очікуванні, а на неправильній заявці: помилка в транслітерації імені, відсутність даних про зміну прізвища, невірно зазначена мета отримання. Уважно заповнена заявка з першого разу, це фактично найшвидший «терміновий» сценарій. Якщо довідка потрібна разом з апостилем і перекладом, краще планувати всі три кроки одним пакетом, а не окремими замовленнями.

Якщо довідка іноземна: хто ставить апостиль

Якщо ви живете за кордоном і вам потрібна місцева довідка про несудимість з апостилем, звертатися треба до органів країни видачі: консульство України тут не допоможе. За даними Гаагької конференції з міжнародного приватного права (перевірено 15.09.2026), розподіл виглядає так:

В Австрії діє Федеральний закон від 31 травня 1967 року про проставлення апостиля (BGBl. Nr. 28/1968), а посольства та генеральні консульства (крім почесних) з 1 квітня 2017 року видають і апостилюють виписки з реєстру судимостей. В Італії консульство не може замінювати органи, що видають casellario giudiziario та проставляють апостиль: і довідку, і штамп отримують безпосередньо в прокуратурі, і саме прокуратура проставляє апостиль Гаагької конвенції на документі для його дії за кордоном.

Додаткові довідки про освіту

Крім диплома, посольства та приймаючі вузи нерідко просять додаток до диплома з переліком дисциплін і оцінок, атестат про повну загальну середню освіту, а для окремих програм ще й документи про попередню освіту. Вимоги залежать від країни та мети: для роботи зазвичай достатньо диплома, для навчання пакет ширший. Список краще запитувати в приймаючої сторони письмово, щоб потім не добирати документи по одному.

Сценарій: дублікат свідоцтва про шлюб, коли ви за кордоном

Ситуація: шлюб зареєстровано в Україні, оригінал свідоцтва втрачено, а посольство вимагає документ з апостилем, і повертатися за ним до України ви не плануєте.

Кроки: повторне свідоцтво видає орган державної реєстрації актів цивільного стану за місцем реєстрації шлюбу. Отримати його можна через довірену особу в Україні або запитом через консульство України. Далі на дублікат ставиться апостиль у відомстві, уповноваженому на документи ЗАГС, і за потреби робиться переклад.

Результат: готовий пакет доставляють за кордон без жодного візиту до Києва. Той самий порядок працює для свідоцтв про народження.

Перевірка автентичності документів про освіту

Автентичність диплома перевіряє заклад освіти, що його видав, та відомство, яке веде реєстр документів про освіту: саме туди надходять запити посольств і роботодавців. Тому фальшивий або анульований документ майже завжди розкривається на етапі перевірки, навіть якщо на ньому стоїть штамп. Якщо у вас є сумніви щодо власного диплома, наприклад, він виданий до реорганізації закладу, краще отримати офіційне підтвердження заздалегідь.

Як перевірити апостиль онлайн

Кожне відомство, що проставляє штамп «апостиль», дає можливість перевірити його на власному сайті. Алгоритм однаковий: зайдіть на сайт відомства, яке поставило апостиль (МОН для освітніх документів, Мін’юст для документів ЗАГС та судових, Міністерство закордонних справ України для інших), знайдіть розділ перевірки апостиля та введіть реєстраційний номер і дату зі штампа. Якщо сервіс не знаходить запис, звертайтеся до відомства напряму: штамп без реєстраційного запису не вважається дійсним.

Apostilla.com.ua працює як інформаційний та консультаційний сервіс: ми не замінюємо державні органи, але знімаємо з вас бюрократичну частину процесу. Деталі про людей, які готують матеріали сайту, дивіться в розділі автори, а досвід клієнтів, які вже пройшли цей шлях, зібрано в відгуках.

Див. також

• Партнерська програма співпраці
• Партнерська програма 30 %