Jak zamowic dokumenty z Ukrainy, mieszkajac w Polsce

Mieszkajac w Polsce, nie zawsze trzeba wracac do Ukrainy, zeby zalatwic potrzebny dokument. Czesc spraw da sie zrobic w pelni zdalnie, inne wymagaja pelnomocnika na miejscu — ta strona pokazuje, ktora droga wybrac w zaleznosci od dokumentu.

Dokumenty, ktore zalatwisz calkowicie zdalnie

Najprostszy przypadek to elektroniczny wyciag o niekaralnosci z MVS Ukrainy. Caly wniosek sklada sie przez aplikacje Diia po weryfikacji tozsamosci — nie trzeba nigdzie jechac ani upowazniac nikogo. Dokument jest gotowy standardowo w ciagu 10 dni roboczych i zawiera kod QR do weryfikacji cyfrowej, co oznacza, ze polski urzad moze sprawdzic jego autentycznosc online bez koniecznosci kontaktu z ukrainskim urzedem.

Podobnie dziala wniosek o informacyjna opinie NAWA o polskim odpowiedniku dyplomu — to procedura po stronie polskiej, przez system Syrena, rowniez w pelni elektroniczna i niewymagajaca wizyty w zadnym z dwoch krajow poza standardowa komunikacja online.

Kiedy potrzebny jest pelnomocnik w Ukrainie

Niektore dokumenty — zwlaszcza duplikaty starszych aktow stanu cywilnego przechowywanych w archiwach lokalnych urzedow — nadal wymagaja zlozenia wniosku osobiscie w Ukrainie. W takiej sytuacji rozwiazaniem jest notarialne pelnomocnictwo dla zaufanej osoby przebywajacej w Ukrainie: rodzica, krewnego albo znajomego. Pelnomocnik skladajac wniosek w Twoim imieniu powinien miec przy sobie pelnomocnictwo notarialne oraz kopie Twojego paszportu. Po otrzymaniu gotowego dokumentu moze go przeslac do Polski poczta albo kurierem.

Platnosci z zagranicy

Jesli konkretna usluga w Ukrainie wymaga oplaty panstwowej, a Ty jestes w Polsce, wiele takich oplat mozna uregulowac zdalnie w walucie obcej przez banki-korespondenci wspolpracujace z ukrainskim systemem platnosci panstwowych. To rozwiazanie dotyczy miedzy innymi niektorych oplat zwiazanych z apostylem i innymi uslugami panstwowymi w Ukrainie — warto sprawdzic dostepnosc takiej platnosci przy konkretnej usludze przed zlozeniem wniosku, poniewaz nie kazda instytucja oferuje ten kanal platnosci.

Kolejnosc, ktora oszczedza najwiecej czasu

Optymalna kolejnosc dzialan dla osoby w Polsce wyglada nastepujaco: najpierw zdalne zamowienie dokumentu elektronicznego tam, gdzie to mozliwe (Diia); potem, jesli potrzebny jest dokument papierowy z archiwum, zlecenie tego pelnomocnikowi w Ukrainie; na koncu — juz na miejscu w Polsce — zlecenie tlumaczenia przysieglego calego kompletu dokumentow. Odwrocenie tej kolejnosci, na przyklad tlumaczenie dokumentu przed jego ostatecznym skompletowaniem, czesto oznacza konieczosc powtorzenia tlumaczenia i dodatkowy koszt.

Czego unikac przy zdalnym zalatwianiu spraw

Najwiekszym ryzykiem jest korzystanie z nieoficjalnych posrednikow obiecujacych “przyspieszenie” wydania dokumentu panstwowego — zadna firma prywatna nie ma wplywu na tempo pracy ukrainskiego urzedu ani polskiego urzedu wojewodzkiego. Drugim czestym bledem jest zlecanie tlumaczenia dokumentu, ktory jeszcze nie jest kompletny (na przyklad bez wymaganej pieczeci) — warto najpierw upewnic sie, ze caly oryginalny dokument jest gotowy i poprawny, a dopiero potem zlecac jego tlumaczenie przysiegle w Polsce.

Jak sprawdzic postep sprawy zlecownej pelnomocnikowi

Jesli dokument zamawia w Twoim imieniu pelnomocnik w Ukrainie, warto ustalic z nim jasny sposob potwierdzania kolejnych etapow — na przyklad zdjecie potwierdzenia zlozenia wniosku i numeru referencyjnego sprawy, jesli taki jest nadawany. Dzieki temu, jesli sprawa sie przeciaga, mozna samodzielnie zapytac telefonicznie dany urzad o status, nie czekajac wylacznie na kontakt pelnomocnika. W wiekszosci ukrainskich urzedow mozna to zrobic zdalnie, podajac numer wniosku i dane wnioskodawcy.

Co zrobic, gdy w Polsce brakuje czasu na dopilnowanie wszystkiego samemu

Osoby pracujace na pelen etat czesto nie maja czasu na koordynowanie wielu rownoleglych krokow — zamawianie dokumentu w Ukrainie, szukanie tlumacza przysieglego w Polsce, umawianie wizyty w urzedzie wojewodzkim. W takiej sytuacji pomocne bywa rozlozenie zadan w czasie: najpierw zlecic to, co ma najdluzszy termin oczekiwania (na przyklad nostryfikacje albo duplikat archiwalny), a rownolegle, w miedzyczasie, zalatwic krotsze sprawy, jak elektroniczny wyciag z Diia, ktory nie wymaga dodatkowego zaangazowania poza kilkoma minutami na zlozenie wniosku.

Jezyk kontaktu z ukrainskimi urzedami z zagranicy

Wiekszosc ukrainskich uslug panstwowych elektronicznych, w tym Diia, dziala w jezyku ukrainskim, co bywa dodatkowa trudnoscia dla osob, ktore od dawna komunikuja sie glownie po polsku. Warto wczesniej przygotowac podstawowe slownictwo urzedowe albo poprosic o pomoc osobe dwujezyczna przy pierwszym logowaniu i skladaniu wniosku — sam interfejs aplikacji jest w duzej mierze intuicyjny, ale terminologia prawna bywa specyficzna.

Jesli logowanie do Diia z zagranicy sprawia problem techniczny, warto sprawdzic najpierw stabilnosc polaczenia internetowego oraz to, czy numer telefonu podpiety do konta jest nadal aktywny — to dwie najczestsze przyczyny niepowodzenia weryfikacji tozsamosci przy logowaniu spoza Ukrainy.

Zobacz takze

• Zaswiadczenie o niekaralnosci dla karty pobytu
• Tlumacz przysiegly dokumentow ukrainskich
• Terminy i koszty dokumentow ukrainskich