Які документи потрібні для довідки про несудимість і апостилю

Коротка відповідь: для довідки про відсутність (наявність) судимості потрібен лише документ, що підтверджує особу. Усе інше залежить від способу подання: онлайн у застосунку «Дія», особисто в територіальному сервісному центрі МВС або через представника за нотаріальним дорученням. Нижче розібрано кожен сценарій окремо, а повний огляд послуги є на сторінці довідки про відсутність (наявність) судимості.

Правильна назва документа

Офіційна назва: довідка про відсутність (наявність) судимості. У застосунку «Дія» цей самий документ фігурує як витяг про несудимість, і це не різні папери, а різні форми того самого підтвердження. Порядок видачі визначає Наказ МВС України від 30.03.2022 № 207: саме він фіксує і назву документа, і форму запиту.

Є ще один поділ, про який рідко пишуть: скорочений витяг підтверджує сам факт наявності або відсутності судимості, а повний витяг містить деталі. Який обирати, залежить від вимог тієї сторони, що запросила документ.

Документи для громадянина України

Базовий набір мінімальний:

• паспорт громадянина України (книжечка або ID-картка) чи закордонний паспорт;
• дані для заповнення заяви: прізвище, ім’я, дата та місце народження.

Якщо паспорт змінювався, а особливо якщо змінювалося прізвище, візьміть попередні паспорти та документ про зміну прізвища. Дані про судимість перевіряють за всіма колишніми обліковими записами, тож розбіжність у прізвищі між старим і новим паспортом без підтвердного документа може стати причиною для уточнень.

Онлайн через Дію

Найпростіший шлях: застосунок «Дія» плюс електронний підпис (КЕП). Витяг про несудимість, включно з варіантом з апостилем, доступний онлайн у Дії; послугу реалізовано Мінцифри спільно з Міністерством внутрішніх справ України (джерело: diia.gov.ua, перевірено 14.09.2026).

Що потрібно підготувати:

1. акаунт у застосунку з підтвердженою особою;
2. кваліфікований електронний підпис, щоб підписати запит;
3. паспортні дані, які система підтягне автоматично.

Готовий витяг повертається в той самий застосунок, звідти його можна зберегти або переслати.

Подання запиту через ТСЦ МВС

Другий варіант: особисто в територіальному сервісному центрі МВС. Координує цю роботу Головний сервісний центр МВС України. З собою достатньо паспорта; заяву заповнюєте на місці.

Паперові довідки сервісні центри видають: після обробки запиту ви отримуєте примірник з підписом і печаткою, який приймають банки, роботодавці та консульства. Цей формат обирають ті, кому потрібен саме «живий» документ, а не файл із застосунку.

Отримання довідки представником

Якщо особисто прийти не можна, запит подає представник за нотаріальним дорученням. Представник має при собі власний паспорт і доручення, де прямо вказано право замовити таку довідку.

Тут є контраст, про який варто знати заздалегідь: в Україні представництво дозволене, а в Німеччині зацікавлена особа та її законний представник не можуть подавати заяву через уповноважену особу, навіть через адвоката (джерело: ukraine.diplo.de, перевірено 14.09.2026). Тобто правила сильно різняться між країнами, і «універсального» набору документів не існує.

Отримання довідки за кордоном

Громадяни України за межами країни звертаються до закордонних представництв України, які видають довідку про несудимість (джерело: ukraine.diplo.de, перевірено 14.09.2026). З собою: паспорт і дані для заяви.

Для тих, хто оформлює німецький документ, карти інша. Довідку про несудимість для осіб за кордоном видає Федеральне відомство юстиції (Bundesamt für Justiz) у м. Бонн, заяву може подати кожен, хто досяг 14-річного віку. Апостиль на німецьку довідку оформлює Федеральне відомство у закордонних справах (BFAA), заявку подають онлайн, причому апостиль замовляють до або одночасно із самою довідкою. Деталі по кожній країні зібрано в розділі про довідку про несудимість для Німеччини.

Повний чи скорочений витяг: що обирати

Ситуація	Що підійде	Чому
Віза, працевлаштування	Скорочений витяг	Роботодавцю й консульству достатньо факту «судимості немає»
Оренда житла, навчання	Скорочений витяг	Перевіряють лише наявність записів
Усиновлення, опіка	Повний витяг	Органи опіки вивчають деталі, включно зі знятими судимостями
Окремі типи віз та громадянство	Повний витяг	Деякі відомства вимагають повну історію, а не лише підсумок

Практичне правило: замовляйте скорочений, якщо запитувач прямо не вимагає повний. Повний витяг розкриває більше даних, ніж багато хто готовий показувати.

Строк надання і термін дії

Строк надання залежить від способу подання: онлайн-витяг у Дії формується після обробки запиту без візиту будь-куди, паперовий примірник із ТСЦ МВС доведеться чекати довше. Точну тривалість краще уточнювати на момент подання, бо вона залежить від завантаженості органів.

З терміном дії простіше і складніше водночас: єдиного офіційного терміну закон не встановлює, довідка діє, поки в вас не з’явилася нова судимість. Але консульства зазвичай приймають документи віком орієнтовно від 30 до 90 днів. Тому плануйте так, щоб довідка була свіжою на дату подачі пакета: вимоги конкретної країни, наприклад довідки про несудимість для Польщі, перевіряйте заздалегідь.

Переклад, апостиль та легалізація

Сама довідка українською за кордоном нічого не доводить. Далі залежить від країни призначення:

• апостиль ставиться для країн Гаазької конвенції; в Україні його проставляють уповноважені державні органи, а в Німеччині на німецьку довідку апостиль оформлює BFAA онлайн;
• легалізація потрібна для країн поза конвенцією, і ланцюжок там довший;
• переклад робить присяжний або сертифікований перекладач, іноді переклад треба нотаріально засвідчити.

Завжди уточнюйте у запитувача послідовність: спершу апостиль, потім переклад, чи навпаки. Помилковий порядок означає переробку обох документів.

Для чого потрібна довідка про несудимість

Найчастіші причини: працевлаштування за кордоном, робоча чи навчальна віза, вступ до університету, шлюб з іноземцем, оформлення громадянства чи виду на проживання, усиновлення. У банківській сфері, медицині та роботі з дітьми довідку вимагають і деякі українські роботодавці.

Безкоштовно державою чи платно через компанію

Державне оформлення через Дію не передбачає плати за сам витяг: ви оплачуєте хіба що електронний підпис, якщо його ще немає. Платно це стає у двох випадках: термінове отримання через приватну компанію та апостиль із перекладом, де держава стягує встановлені збори.

Ми приватна компанія, не державний орган: довідки не видаємо і апостиль самі не проставляємо, але супроводжуємо процес, щоб запит оформили правильно з першого разу.

Сценарій: працевлаштування в Німеччині

Ситуація: роботодавець у Німеччині просить довідку про несудимість з апостилем, до початку роботи два тижні.

Кроки: спершу замовляєте витяг про несудимість у Дії з електронним підписом; далі уточнюєте у роботодавця, чи потрібен повний або скорочений варіант; потім ставите апостиль на українську довідку та замовляєте присяжний переклад німецькою.

Результат: пакет із довідки, апостиля та перекладу готовий до подачі, а витяг у застосунку залишається доступним, якщо оригінал загубиться.

Сценарій: німецька довідка для українця, який живе за кордоном

Ситуація: ви давно перебуваєте в Німеччині, і місцевий роботодавець або відомство просить саме німецький Führungszeugnis з апостилем.

Кроки: заяву на довідку подаєте до Федерального відомства юстиції в Бонні; апостиль замовляєте онлайн у Федеральному відомстві у закордонних справах (BFAA), причому заявку на апостиль подають до замовлення самої довідки у відомстві юстиції (джерело: ukraine.diplo.de, перевірено 14.09.2026). Пам’ятайте: подати заяву через уповноважену особу, навіть адвоката, не вийде, тож готуйтеся діяти самостійно.

Результат: довідка з апостилем надходить без окремого візиту до відомств, але саме тому порядок «спершу апостиль, потім довідка» тут критичний: переплутаєте послідовність, доведеться починати заявку заново.

Чек-лист перед поданням

1. Перевірте назву документа в вимогах запитувача: довідка, скорочений чи повний витяг.
2. Переконайтеся, що паспорт чинний, а якщо прізвище змінювалося, знайдіть документ про зміну.
3. Оберіть спосіб: Дія з електронним підписом, ТСЦ МВС, представник за нотаріальним дорученням або закордонне представництво.
4. З’ясуйте країну призначення та її правила: апостиль чи легалізація, допустимий вік довідки.
5. Уточніть послідовність апостиль/переклад у того, хто запросив документ.
6. Закладіть запас часу на повторне замовлення, якщо консульство виявиться суворішим за очікування.

Див. також

• Чому іноземний орган не приймає довідку про несудимість
• Чи можна надіслати довідку про несудимість поштою за кордон
• Чи можна отримати довідку про несудимість без ID-паспорта