Що вирішує апостиль на документі
Що підтверджує апостиль, які українські органи його проставляють, які документи не підлягають апостилю, строки процедури та типові причини відмови.
Apostilla UA — приватна компанія, не державний орган.
Ми не пов'язані з МВС України чи «Дією». Офіційний документ видається безоплатно (0 грн) напряму через держорган: diia.gov.ua/services/vityag-pro-nesudimist. Наша послуга — платний супровід (підготовка, апостиль, переклад, доставка), окремо від офіційного збору.
Апостиль: що він змінює у статусі документа
Апостиль - це спеціальний штамп, який підтверджує справжність підпису, статус посадової особи та справжність печатки чи штампа на документі для використання в країнах Гаагської конвенції 1961 року. Україна приєдналася до конвенції 2 квітня 2003 року, і вона набула чинності для нашої держави 22 грудня 2003 року. Після цього документ з апостилем не потребує повної консульської легалізації в країнах-учасницях. Водночас апостиль не надає документу нової юридичної сили в Україні і не підтверджує правильність його змісту: він лише «відкриває» документ для визнання за кордоном. Ця сторінка - інформаційний матеріал приватної компанії, а не державного органу: ми не видаємо документи від імені держави, не замінюємо рішення компетентних установ і не надаємо юридичних консультацій. Актуальні правила завжди перевіряйте на сайтах державних органів, а додаткові огляди процедур зібрані в блозі про документи та апостиль.
Які органи проставляють апостиль
Повноваження на проставлення апостиля в Україні розподілені постановою КМУ від 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля». Залежно від типу документа штамп проставляють МЗС, МВС, МОН, Мінфін, Мін’юст, ДМС та ДПС України. На документах органів юстиції, судів та документах, що оформляються нотаріусами, апостиль проставляє Міністерство юстиції України.
Тому перший практичний крок - визначити, яка саме установа видала ваш документ. Від цього залежить, куди подавати заяву і за яким графіком працює прийом.
Первинні джерела, на які варто спиратися
Правила проставлення апостиля затверджені наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну та Мін’юсту від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5, зареєстрованим у Мін’юсті 21.03.2023 за № 478/39534. Саме цей акт визначає перелік документів, підстави для відмови та порядок подання. Окремий орієнтир для заявників - гід Дія, де описано склад пакета: заява, документ про оплату (або про звільнення від оплати), документ, що посвідчує особу, та оригінал документа або засвідчена копія.
Як проходить процедура
За чинними правилами для проставлення апостиля подаються оригінал документа або його копія, засвідчена у встановленому порядку, платіжна інструкція про оплату та заява від особи, яка подає документи. Орган перевіряє заяву і документ, після чого проставляє штамп або надає мотивовану відповідь про відмову. Повний покроковий порядок з підготовчими діями зібрано у блоці вище, а загальний огляд послуги - на головній сторінці Apostilla.
Типові помилки та відмови
Найчастіше заявники звертаються з документами, які апостилю взагалі не підлягають. За правилами 2023 року штамп не проставляється на оригіналах документів, що посвідчують особу, трудових книжках, технічних паспортах, а також на нормативно-правових актах і листуванні. Друга типова ситуація - документи радянських часів: оригінали документів установ колишніх союзних республік не приймаються, за винятком документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР.
До відмови також призводять:
- звернення не до того органу, який компетентний саме для цього типу документа;
- відсутність заяви або платіжної інструкції про оплату у складі пакета;
- копія документа, не засвідчена у встановленому порядку.
Строки та вартість
За гідом Дія звичайне надання послуги становить 2 робочі дні, а при продовженні розгляду строк може бути збільшений до 20 робочих днів. Фактичний час залежить від черги та внутрішнього графіка конкретного органу, тому плануйте подачу з запасом. Розмір плати визначає чинне законодавство, а точну суму на момент подання уточнюйте безпосередньо в органі або на його інформаційних ресурсах.
Для громадян, які перебувають за кордоном, передбачена оплата в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Укрексімбанк» на рахунок Держказначейства. Це дозволяє пройти оплату без повернення в Україну, але сам документ і заяву все одно подаєте за правилами компетентного органу. Українську версію матеріалів порталу знайдете на сторінці Apostilla українською.
Див. також
- Чому іноземний орган не приймає довідку про несудимість
- Чи можна надіслати довідку про несудимість поштою за кордон
- Чи можна отримати довідку про несудимість без ID-паспорта
Схожі сторінки
Часті запитання
Апостиль підтверджує справжність підпису, статус посадової особи та справжність печатки на документі. Він не підтверджує правильність змісту документа і не надає йому нової юридичної сили.
На документах органів юстиції, судів та документах, що оформляються нотаріусами України, апостиль проставляє Міністерство юстиції України.
За чинними правилами апостиль не проставляється на оригіналах документів, що посвідчують особу, трудових книжках, технічних паспортах, а також на нормативно-правових актах і листуванні.
За гідом Дія звичайне надання послуги становить 2 робочі дні, а при продовженні розгляду строк може сягати до 20 робочих днів.
Оригінали документів установ колишніх союзних республік, крім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР, не приймаються на території України для проставлення апостиля.
Громадяни за кордоном можуть оплатити послугу в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Укрексімбанк» на рахунок Держказначейства.
Ні, апостиль і переклад - це окремі процедури. У більшості випадків іноземна установа вимагає й апостиль, і переклад, виконаний у встановленому порядку.
Крок за кроком
- Перевірити документ за переліком винятків
Документи, що посвідчують особу, трудові книжки, технічні паспорти, нормативні акти та листування апостилю не підлягають.
- Визначити орган за типом документа
МЗС, МВС, МОН, Мінфін, Мін'юст, ДМС або ДПС залежно від того, яка установа видала документ.
- Підготувати оригінал або засвідчену копію
Копія має бути засвідчена у встановленому порядку.
- Оплатити послугу
Збережіть платіжну інструкцію: її додають до пакета документів.
- Скласти заяву та подати документи
Заява подається від особи, яка подає документи, у порядку конкретного органу.
Як влаштований процес
- Перевірте, чи документ підлягає апостилю
Переконайтеся, що ваш документ не входить до переліку винятків за чинними правилами проставлення апостиля.
- Визначте компетентний орган
Орган залежить від типу документа: освіта, юстиція, нотаріат, архіви, фінанси або державна реєстрація.
- Підготуйте пакет документів
Оригінал або засвідчена копія, платіжна інструкція про оплату та заява від особи, яка подає документи.
- Подайте документи до органу
Подача відбувається у порядку, визначеному конкретним органом; уточніть графік прийому заздалегідь.
- Отримайте документ із штампом апостиля
Після перевірки орган проставляє апостиль або надає письмову відповідь про причини відмови.
Корисні матеріали
Усі статті блогу про апостиль і довідку про несудимість: базові пояснення, апостиль для конкретних країн, типові ситуації.
Перейти до послуги →Як оформити довідку про несудимість і апостиль для конкретної країни: 27 країн, орган, що приймає апостиль, і особливості перекладу.
Перейти до послуги →Дія, МВС, ЦНАП, консульство — усі способи отримати довідку про несудимість, адреси ЦНАП по містах і особливі випадки (ВПО, за кордоном, без прописки).
Перейти до послуги →Офіційні джерела
Норми звірені з першоджерелами на порталі законодавства.
Як це працює
Оформлюємо документи за кілька кроків
Опис задачі
Кажете, яка дія потрібна і для якого документа. Підкажемо перелік документів і строк.
Підготовка пакета
Перевіряємо статут, витяг з ЄДР і повноваження підписантів до візиту.
Посвідчення у нотаріуса
Підписи і правочин посвідчуються на прийомі, за потреби готуємо проєкти документів.
Реєстрація змін
Нотаріус подає документи до ЄДР як суб’єкт державної реєстрації. Строк реєстрації до 24 годин.
Потрібна допомога з документами?
Опишіть ситуацію, підкажемо перелік документів, строк і вартість.