Оригінал чи копія довідки потрібна для апостилю

Коротка відповідь: апостиль ставлять або на оригіналі документа, або на нотаріально засвідченій копії, і залежно від міністерства правило різне. Помилка на цьому етапі означає відмову, повторну подачу і втрачений строк перед дедлайном за кордоном, тому нижче розкладаємо правила по кожному органу.

Що таке апостиль і що він підтверджує

Апостиль - це штамп за формою Гаазької конвенції 1961 року, який засвідчує справжність підписа, статус особи, що його поставила, та автентичність печатки. Він не перевіряє зміст документа: конвенція лише підтверджує, що документ виданий реальною установою, а підпис справжній. Після проставлення апостиля документ приймається в країнах-учасницях конвенції без консульської легалізації.

Виглядає апостиль як квадратний відбиток з назвою держави, номером, датою, підписом і печаткою органу, що його проставив. Кожен апостиль має унікальний номер, за яким його можна перевірити.

На яких документах ставиться апостиль

Апостиль ставиться на офіційних документах, що виходять від державних органів і нотаріусів. Найчастіше апостилюють:

• документи про освіту: дипломи, атестати, академічні довідки;
• свідоцтва про народження, шлюб, смерть, зміну імені;
• довідки про несудимість;
• витяги з державних реєстрів;
• нотаріальні акти та довіреності;
• медичні довідки та довідки з місця роботи.

За наказом № 125/209/293/139/999/5 від 17.03.2023 для проставлення апостиля подаються: оригінал документа або засвідчена копія, платіжна інструкція про оплату та заява. Гід Дія додає до цього переліку документ, що посвідчує особу.

На яких документах апостиль не ставиться

Є група документів, на які апостиль не проставляється взагалі, і це не формальність, а пряма норма. За наказом № 125/209/293/139/999/5 від 17.03.2023 апостиль не ставиться на оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство, трудових книжках, дозволах на носіння зброї, свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах), а також на нормативно-правових актах та листуванні.

Виходить парадокс, який плутає багатьох: паспорт чи трудову книжку не можна апостилювати в оригіналі, але для закордонних процедур часто потрібен саме їхній переклад. Рішення, це нотаріально засвідчена копія з перекладом, і саме на такій копії апостиль може бути проставлено. Це підтверджує гід Дія: апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях з перекладом, засвідчених у встановленому порядку в Україні.

Апостиль на документах про освіту

Документи про освіту апостилює Міністерство освіти і науки. Оригінал диплома чи атестата приймається в паперовій формі з печаткою закладу освіти та підписом керівника. Ламінований диплом, це проблема: ламінація ускладнює проставлення штампа і перевірку справжності, тому міністерство може відмовити.

Для документів радянського часу є окреме правило: оригінали документів установ колишніх союзних республік СРСР, крім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР, не приймаються для апостиля в Україні. Тобто диплом, виданий у УРСР, апостилювати можна, а, скажімо, довідку з установи іншої союзної республіки, ні: її доведеться спершу поновити чи перезавірити в Україні.

Апостиль на копіях особистих документів

Копії особистих документів - це окрема історія з чіткою послідовністю. Спочатку нотаріус засвідчує копію паспорта, ІПН чи іншого документа, потім перекладач виконує переклад, нотаріус засвідчує переклад, і лише після цього на такій копії з перекладом ставиться апостиль. Зворотний порядок не працює: апостиль на простій ксерокопії поставити неможливо.

Сценарій «подвійний апостиль» теж зустрічається. Ситуація: людині потрібен диплом з апостилем на оригіналі та окремо нотаріальна копія диплома з апостилем, бо оригінал залишиться у неї, а копія піде до роботодавця. Кроки: спершу апостиль на оригіналі, потім нотаріально засвідчена копія з уже проставленим апостилем, потім апостиль на самій копії. Результат: два документи, кожен з власним штампом, і оригінал не втрачено.

Оригінал чи засвідчена копія: правило по трьох міністерствах

Головне правило, яке варто запам’ятати: формат подання залежить від органу. Порівняння наведено в таблиці.

Орган	Оригінал	Засвідчена копія	Особливість
Міносвіти	Так, для дипломів і атестатів	Можлива для окремих випадків	Ламінація оригіналу може стати причиною відмови
Міністерство юстиції	Так	Так, апостиль на копіях або копіях з перекладом, засвідчених в Україні	Перелік за гідом Дія: заява, оплата, паспорт, оригінал або копія
МВС	Виключно оригінал у паперовій формі	Ні	МВС приймає тільки оригінали з печаткою органу видачі та підписом

Для МВС правило жорстке: проставленню апостиля підлягають виключно оригінали документів у паперовій формі з печаткою органу видачі та підписом уповноваженої особи, це зазначено на сайті міністерства. Довідку про несудимість на копії не апостилюють, навіть нотаріальну.

Документи для отримання послуги

Базовий пакет однаковий для більшості органів. За гідом Дія для проставлення апостиля подаються: заява, документ про оплату послуги (або документ про звільнення від оплати), документ, що посвідчує особу, та оригінал документа або засвідчена копія.

Для МВС перелік трохи коротший: заява на проставлення апостиля, оригінал документа у паперовій формі та квитанція банківської установи про оплату послуг, за даними сайту mvs.gov.ua. Заяву можна заповнити особисто або через представника за нотаріальною довіреністю.

Коли апостиль потрібен іноземному документу

Апостиль працює в обидва боки. Іноземна компанія, яка реєструє податковий облік нерезидента в Україні, подає копію документів, що свідчать про реєстрацію іноземної юридичної особи в державі-учасниці конвенції, засвідчених апостилем та перекладених на українську мову. Така вимога закріплена в підзаконному акті з питань податкового обліку нерезидентів (джерело: база законодавства rada.gov.ua, акт від 03.06.2004). Тобто документ про реєстрацію фірми за кордоном спершу апостилюється вдома, потім перекладається, і лише в такому вигляді його приймають українські податкові органи.

Перевірка апостиля через електронний реєстр

Кожен проставлений апостиль вноситься до електронного реєстру. За номером апостиля можна перевірити, чи справді штамп існує, ким і коли він проставлений. Це робиться онлайн на сайтах відповідних міністерств безкоштовно.

Перевірка потрібна не лише державам призначення: вона корисна й вам. Якщо апостиль не знаходиться в реєстрі, документ можуть не прийняти за кордоном, тому номер варто зберегти до завершення всіх процедур.

Нотаріальний переклад після апостиля

Правильна послідовність для диплома: оригінал диплома → апостиль Міносвіти → нотаріальний переклад разом з апостилем. Перекладається сам оригінал, а штамп апостиля перекладається окремим рядком, і нотаріус засвідчує відповідність перекладу.

Для свідоцтва про народження порядок той самий: апостиль у РАЦС-документах проставляє Міністерство закордонних справ, потім переклад. Якщо ж документ апостилюється на копії (паспорт, трудова книжка), переклад робиться до апостиля і засвідчується нотаріусом разом із копією: саме копія з перекладом і є тим документом, на який ставиться штамп. Деякі країни вимагають додатковий переклад уже на місці, тому порядок варто уточнювати під вимоги конкретної країни призначення.

Апостиль і консульська легалізація

Апостиль і консульська легалізація вирішують одну задачу, але працюють по-різному. Апостиль ставиться один раз в Україні і діє в усіх країнах Гаазької конвенції. Консульська легалізація потрібна для країн, які не приєдналися до конвенції: документ проходить кілька інстанцій, включно з консульством країни призначення, і це довше та дорожче.

Перед подачею перевірте, чи країна призначення є учасницею конвенції. Помилка тут коштує дорого: апостиль для країни, що його не визнає, доведеться робити заново через легалізацію.

Підстави для відмови в апостилюванні

Типові підстави відмови пов’язані саме з форматом подання:

• копія без нотаріального засвідчення, коли орган приймає лише оригінал;
• ламінований оригінал, на який неможливо проставити штамп;
• документ, виданий установою колишнього СРСР, крім документів про освіту УРСР;
• відсутність печатки органу видачі або підпису уповноваженої особи;
• неповний пакет: немає заяви, оплати чи документа, що посвідчує особу.

Відмова означає повторну подачу і втрату часу, тому формат варто звірити до першої подачі, а не після відмови.

Адміністративний збір за апостиль

За проставлення апостиля сплачується збір, розмір якого залежить від органу і строку надання послуги. Документ про оплату, платіжна інструкція або банківська квитанція, обов’язкова частина пакета: без нього документи не приймуть. Окремі категорії осіб звільняються від оплати, і тоді замість платіжної інструкції подається документ про звільнення.

Порівняння: що подати, щоб не втратити строк

Документ	Формат для апостиля	Орган	Що перекладається
Диплом, атестат	Оригінал (неламінований)	Міносвіти	Оригінал після апостиля
Свідоцтво про народження/шлюб	Оригінал	Міністерство юстиції	Оригінал після апостиля
Довідка про несудимість	Тільки оригінал у паперовій формі	МВС	Оригінал після апостиля
Паспорт, трудова книжка	Оригінал не апостилюється	Нотаріальна копія з перекладом → апостиль	Копія з перекладом до апостиля

Чек-лист за першоджерелом

1. Визначте орган: Міносвіти, Міністерство юстиції чи МВС, від цього залежить формат подання.
2. Перевірте, чи приймає орган засвідчену копію: для МВС відповідь завжди «ні».
3. Зніміть ламінацію з оригіналу або підготуйте дублікат, якщо документ ламінований.
4. Засвідчіть копію у нотаріуса, якщо апостилюєте копію особистого документа.
5. Виконайте переклад і нотаріальне засвідчення, якщо обраний формат «копія з перекладом».
6. Сплатіть збір і збережіть платіжну інструкцію або квитанцію.
7. Заповніть заяву на проставлення апостиля.
8. Після отримання запишіть номер апостиля і перевірте його в електронному реєстрі.

Більше про процедуру загалом і строки по кожному органу можна знайти на головній сторінці сайту.

Див. також

• Чому іноземний орган не приймає довідку про несудимість
• Чи можна надіслати довідку про несудимість поштою за кордон
• Чи можна отримати довідку про несудимість без ID-паспорта

Схожі сторінки

• De postavyty apostyl na dovidku pro довідка
• Riznytsya apostyl legalizatsiya